Por: Xicoténcatl Morales Hurtado, CEO SELF México
México atraviesa por un problema de salud pública que debemos enfrentar con la mayor responsabilidad social.
Para los decisores de empresa esta es una gran oportunidad para echar mano de su liderazgo, reafirmando el compromiso que guardan con la organización que representan, así como con los equipos de trabajo que confían en sus decisiones.
Muchos responsables de cargos ejecutivos son conscientes de que esta situación no es fácil, por lo que sus habilidades directivas serán probadas para obtener lo mejor de este escenario social que prevalecerá las siguientes semanas a causa del COVID-19.
Para los titulares de puestos rectores es fundamental establecer un plan de comunicación al interior de su compañía que además de ser realista, resulte funcional para contrarrestar todas aquellas noticias ilegítimas que pueden poner en riesgo su productividad futura.
Establece la estrategia de comunicación
Para evitar que las falsas noticias o información maliciosa afecten la percepción que tu personal tiene sobre el COVID-19, comienza por establecer las estrategias de comunicación interna que a partir de estos días deberán ensayarse en el entorno laboral.
Elabora junto con tu equipo y homólogos una serie de respuestas factibles a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué se va a comunicar?
2. ¿A través de qué vías?
3. ¿Quién lo va a hacer?
4. ¿A quiénes nos queremos dirigir?
5. ¿Cuál es el contenido e intención de los mensajes?
6. ¿Qué dudas y respuestas se esperan por parte del personal?
7. ¿Quiénes se encargarán de retroalimentar y responder los comentarios del personal?
Diseñar con anticipación tu estrategia comunicativa será fundamental para que la información sea pertinente y veraz.
Evita que los trabajadores estén escuchando o recibiendo información confusa o ambigua sobre el tema sanitario; preferentemente pidiendo que suspendan de sus equipos celulares la recepción de noticias de medios poco objetivos o alarmistas.
Equípate ante la contingencia
Muchas empresas instalan en la sala de juntas u oficina del director una pantalla, radio o medio de comunicación masiva para estar atentos a las información que se externa por parte de las autoridades sanitarias en casos como estos. Si tu presupuesto e intención coinciden con esta medida, valórala para estar equipado en tal sentido.
Considera, si tus jornadas de trabajo seguirán operando al mismo ritmo, tener este medio de información a la mano para que te actualice momento a momento sobre la situación que se vive fuera de la empresa.
Dirígete a todos los públicos, dosificando la información que deben tener las áreas involucradas en tu empresa: RRHH y personal administrativo, personal operativo, ventas, mensajería o entregas, servicio al cliente, etc.
Si identificas a tus audiencias generarás una adecuada comunicación que les ayudará a mantener la calma en las diversas etapas o periodos de este proceso que está ayudando en cierta forma a revaluar las debilidades y amenazas de las corporaciones.
Procura no triangular ni omitir a ninguno de los públicos que forman parte de tu entorno corporativo, cerciorándote de dar la atención debida a sus inquietudes, comentarios y réplicas.
La comunicación oportuna es vital
No necesitas estar informando cada hora del tema a la gente que viene a trabajar ya concierto estrés (eso generará más presión y sugestión), sino dirígete a tus equipos de trabajo en momentos precisos adoptando los mensajes de acuerdo al progreso de los hechos previamente verificados.
Ten en cuenta, derivado de las preguntas mencionadas arriba, los siguientes factores determinantes para que tu estrategia comunicativa sea funcional:
a. Elige portavoces que transmitan mensajes con un alto sentido de responsabilidad.
b. Evita el silencio y la indiferencia ante la situación sanitaria que se vive.
c. Dosifica la información de acuerdo a su interés o impacto en la empresa.
d. Se honesta/o con respecto a los cambios y decisiones que se tomarán (incluidos los paros escalonados, días de descanso previstos o suspensión definitiva de labores en caso de ser necesario).
e. Filtra la información del exterior revisando la autenticidad de los correos, mensajes o documentos poco convenientes que traten de agravar esta situación.