Por: Janette Rodríguez, directora general DIA1
La continuidad de negocio es la capacidad de una organización para mantener las funciones esenciales durante y después de un evento disruptivo que ha producido interrupciones o ha ralentizado los servicios.
El Plan de Continuidad de Negocio, también conocido como Business Continuity Plan (BCP), es un documento que nos ayudará a describir los procedimientos que una empresa debe seguir para reaccionar y accionar actividades críticas, en caso de una interrupción no prevista (sin lugar a dudas, la pandemia es un ejemplo claro de ello).
Hace algunos años se pensaba que hablar de una cultura para prevenir y visualizar soluciones de continuidad de negocio se encontraba sólo al alcance de las grandes empresas con presupuestos importantes. Sin embargo, las nuevas tecnologías y la toma de conciencia sobre la importancia de contar con procesos claros han hecho que contar con un Business Continuity Plan sea cada vez más accesible para las pequeñas empresas.
¿Para qué sirve un Plan de Continuidad de Negocios?
Los Planes de Continuidad de Negocio permiten establecer procesos y procedimientos de gestión de riesgos. Tienen como objetivo evitar interrupciones en los servicios y procesos más esenciales para restablecer la función completa de la empresa u organización de la forma más rápida y sencilla posible. Además, contribuyen a tener una clara visión a través de dos ejes clave:
- Análisis de impacto empresarial
- Procesos y funciones críticas del negocio
Suelen contener una lista de comprobación que incluye suministros y equipamiento, copias de seguridad de datos y sus ubicaciones. Los planes también pueden identificar administradores de planes e incluir información de contacto del personal de emergencia, personal esencial y proveedores de sitios de respaldo.
Además, pueden proporcionar estrategias detalladas para que las organizaciones mantengan las operaciones empresariales en interrupciones tanto a corto como a largo plazo.
Existen tres aspectos principales que un Plan de Continuidad de Negocio debe considerar, tomando en cuenta procesos clave y aplicaciones:
- Continuidad operativa: La empresa debe garantizar capacidad de mantener su operación en funcionamiento durante una interrupción y también durante los cortes planificados, como, por ejemplo, acciones de mantenimiento programado.
- Recuperación de desastres: Es sumamente importante establecer la forma en la que se podrán recuperar o reestablecer actividades si un desastre afecta, ya sea el lugar físico de la empresa o aquel en el que esta resguarde toda su información.
- Alta disponibilidad: Debe proporcionar los recursos y los procesos para que una empresa tenga acceso a las aplicaciones, independientemente de los fallos locales. Estos errores pueden ocurrir en los procesos empresariales, en las instalaciones físicas o en el hardware o software de TI.
Plan de Continuidad de Negocio, una forma de resistir y prosperar
Para resistir y prosperar entre estas muchas amenazas, las empresas han comprendido que necesitan hacer más que crear una infraestructura confiable que soporte el crecimiento y proteja los datos.
Actualmente, están desarrollando Planes de Continuidad de Negocio integrales que pueden mantener sus operaciones en funcionamiento, proteger los datos y la reputación de la marca, retener clientes y, en última instancia, ayudar a reducir los costos operacionales totales a largo plazo.
Tener un Plan de Continuidad del Negocio puede minimizar el tiempo de inactividad y mejorar la continuidad, la recuperación de desastres, las capacidades de gestión de crisis corporativas y el cumplimiento normativo de forma sustentable.
Por ello, el BCP inicia en la alta gerencia, contemplando las áreas críticas del negocio y el alcance del mismo:
- Vulnerabilidades
- Reducción de costos a largo plazo
Es importante visibilizar que las pequeñas empresas por lo general son las más vulnerables a los resultados devastadores cuando ocurre alguna interrupción no planificada. No obstante, en su gran mayoría, no planean cómo recuperarse si esto llegase a ocurrir.
Un informe reciente reveló que sólo el 27% de las pequeñas empresas cuenta con un plan de recuperación de desastres y menos de la mitad de ese grupo lo ha probado activamente. Sus contrapartes más grandes en las empresas medianas y grandes tienen una tasa de preparación entre 68% y el 73% cuando se trata de tener un plan documentado.
El Business Continuity Plan ayudará a las empresas a ser resilientes ante las situaciones que se presentan y afectan la continuidad de operaciones. Se recomienda hacer entrevistas con cada una de las áreas involucradas para detectar sus principales dolores y cómo han resuelto las contingencias que se les han presentado. Después, se debe comunicar a toda la organización y realizar las capacitaciones correspondientes.