Por: Roberto von Bertrab González
La planeación es el primer paso en el proceso de la gestión empresarial. En realidad, no es tan complicado como suena, sin embargo, hay que dedicarle el tiempo necesario, ya que es uno de los factores principales para el éxito de las empresas.
Básicamente, significa definir los objetivos generales y específicos que se pretende alcanzar, así como precisar las acciones y estrategia para lograrlos. También se deben asignar los recursos necesarios y nombrar a los responsables para la ejecución de cada acción planeada.
“Planificar es traer el futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora”, Alan Lakein
Los objetivos que se quieren alcanzar se derivan de la visión —a dónde se quiere llegar, en qué momento y de qué forma—. Una vez definidos, se “ponen a prueba” para validar que sean realistas y alcanzables. En cuanto el plan ha sido revisado por los líderes de la organización, este se debe comunicar a todos los colaboradores para alinear los esfuerzos con los objetivos definidos.
“Una visión clara, respaldada por planes definidos, te da una sensación tremenda de confianza y poder personal”, Brian Tracy
El plan es como una brújula: es el mapa de navegación para la empresa; sin él, será difícil lograr los objetivos.
Algunos beneficios de la planeación son: marca una dirección o rumbo, reduce la incertidumbre, establece los criterios para controlar el resultado, permite que los colaboradores de la empresa se identifiquen con los objetivos y los motiva al logro. También, ayuda a optimizar el uso de los recursos.
Existen varios niveles de planeación:
Planeación estratégica (largo plazo)
El largo plazo se define usualmente como un periodo que se extiende de cinco años hacia el futuro. Se refiere a la organización como un todo e indica la manera en que se debe formular y ejecutar la estrategia. Al mismo tiempo, se hace un pronóstico del entorno en el que se compite (oportunidades y amenazas) y se evalúan las capacidades internas (fortalezas y debilidades).
Es importante recordar que, debido a las acciones a largo plazo, la planeación debe ser revisada y actualizada continuamente, para contar con hechos y datos reales, para así tomar decisiones informadas. La revisión constante del plan es esencial para evitar grandes variaciones entre lo planeado y lo que se ha ejecutado.
Planeación táctica (mediano plazo)
El periodo de planeación típico para los planes a mediano plazo es de dos a cinco años. Se refiere a cada unidad o departamento de la empresa.
Los planes empiezan a ser más detallados. Podemos decir que la planeación táctica es el desglose de la planeación estratégica, para convertirla en planes concretos: el plan de ventas, operaciones, producción, capital humano, finanzas, sistemas, etc.
Planeación operativa (corto plazo)
El corto plazo se define como un periodo de tres meses hasta un año. Se refiere a la base de la organización e involucra a cada una de las tareas o actividades de la empresa.
Nace de la definición del objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. —que se desglosa en objetivos específicos—. El nivel de detalle del plan operativo no debe dejar ninguna duda a los responsables de la ejecución sobre lo que debe llevarse a cabo.
Para que una planeación sea exitosa, es necesario involucrar a personas de varios niveles, comunicarse claramente, asegurar que todos conozcan sus objetivos y coordinar las actividades de la empresa para hacer que las cosas sucedan.
No se debe cometer el error de no involucrar a los ejecutores de las acciones en algún momento durante el proceso de planeación. Algunas empresas cometen este fallo y ponen en riesgo el cumplimiento del plan.
Se sorprenderá positivamente al escuchar al personal operativo y mandos medios cuando los involucre en el proceso de planeación. Ellos son los verdaderos expertos que podrán darle la pauta si el plan que usted visualiza es factible.
Espero que estas líneas ayuden a resaltar la importancia de la planeación. No lo olvide: la gente y las empresas de éxito dedican tiempo a la planeación.
«Una hora de planeación puede ahorrarte 10 horas de trabajo», Dale Carnegie
Roberto von Bertrab González
Licenciado y Maestro en Administración con amplia experiencia en diversas empresas e industrias. Director de Capital Humano y Seguridad de la reconocida empresa Trucka USA. Miembro de la “Sociedad para la Gestión del Capital Humano” (“SHRM” por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos de América. Consultor de negocios certificado.