Por: Xicoténcatl Morales Hurtado. CEO Gestión Avanzada (Grupo Gavata)
Un nuevo año implica comenzar un ciclo tratando de completar tareas con mayor eficiencia, alcance y beneficios. En el mundo empresarial la gestión de proyectos se acompaña de muchas herramientas útiles para planificar, monitorear y evaluar un gran número de programas y rutas de acción.
En esta ocasión y a punto de cerrar este 2022, queremos hablar de PERT. El acrónimo que traducido al español significa Programa de Evaluación y Revisión Técnica (derivado del original Program Evaluation and Review Technique) es un recurso muy ilustrativo y práctico que nos puede ayudar a proyectar, ordenar y programar los detalles de un proyecto que requiere la participación de varias personas o áreas de la empresa.
El progreso de las actividades en una organización no siempre depende de que se cuente con los recursos financieros o tecnológicos para ejecutarla, sino de la preparación sistemática y ejecución de pequeñas subtareas que se van enlazando para llevarnos a la meta final.
Pasos del diagrama de PERT
En principio los pasos para diseñar un adecuado diagrama de PERT son muy claros. Vale la pena conocer su estructura para utilizar esta herramienta con el fin de mejorar la administración del tiempo de manera exitosa:
- Identifica las tareas clave de tu proyecto. En esta fase es necesario recopilar información sobre tareas necesarias y subtareas para que el proyecto pueda visualizarse como una gran estrategia (que requiere de tácticas que deben irse logrando progresivamente).
- Define las dependencias de entre las tareas. Esta fase es vital porque te ayuda a desglosar y delegar a diversas áreas o individuos las tareas que recorran un camino paralelo o bien un consecutivo que marque el fin de una actividad para comenzar otra. Los componentes para lograr esta dinámica de dependencias son nodos, flechas direccionales (o concurrentes) y flechas divergentes.
- Vincula las tareas de tu proyecto. La vinculación es el corazón del diagrama de PERT. Literalmente aquí entramos en la planeación efectiva de las tareas del proyecto entre sí. Requieren plasmarse de forma gráfica con un carácter sucesivo para encontrar la concatenación entre todos los elementos, agentes y labores que deberán ajustarse para declarar victoria en nuestro proyecto.
- Establece el cronograma del proyecto. Como pasa con otras herramientas, fijar los tiempos desde un punto optimista, pesimista y probable ayuda a que te prepares para cualquier eventualidad. La agenda que uses en esta fase sugiere que consideres la fórmula que proponen los diseñadores de PERT. Esta puede medir la duración de una tarea en minutos, horas, días o semanas si decides adaptarla tal y como se sugiere: (O + (4 × MP) + P) ÷ 6. Para que el ejemplo sea claro aquí hay una aplicación: si la duración siendo optimista es de 30 minutos, la duración siendo pesimista es de 60 minutos y la duración más probable es de 45 minutos, el resultado que arroja la fórmula de PERT es: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minutos.
- Gestiona el progreso de las tareas. Registrar el avance de una tarea para verificar su estatus, concluir una subtarea o cerrar una dependencia son algunas de las cosas que en esta fase se deben lograr. PERT fue diseñado para ir mitigando problemas de forma gradual, es decir desarrollando un pensamiento sucesivo y uniforme que ayude a los empresarios o project managers a lograr la consecución de un objetivo con la mayor eficacia.
Consideraciones para su uso
Siempre es recomendable que en el diseño de tu diagrama de PERT se asegure la participación de todos los involucrados. Como utensilio de gestión la clave de su éxito no está en que haya “expertos” que te enseñen teóricamente a diseñarlo, sino en equipos que estén dispuestos a seguir las instrucciones que generan compromisos, entregas y responsabilidades.
Muchas personas han considerado que un diagrama de PERT puede distinguirse de otros (particularmente el de GANTT) ya que su diferenciación ayudaría mucho a saber cuándo usar uno u otro.
Finalmente, hay diversos formatos de diagramas de PERT que puedes encontrar en internet. Algunos parecen sendos diagramas de flujo complicados para una mente que gusta de menos nodos y flechas, pero también hay otros que siendo más amables con nuestra capacidad de representación nos ofrecen una esquematización accesible y sencilla.
Cualquiera que vayas a usar, recuerda que este 2023 la gestión de tus proyectos puede beneficiarse mucho con un diagrama de PERT que te permita organizar lógicamente las tareas que hacen posible la oferta de tus productos o servicios.