Por María José Valdez Martínez
Cofundadora 02X y Venture Studio México
El crecimiento de una empresa debe ir siempre acompañado de dos acciones básicas: la búsqueda del incremento de ventas, junto con el ahorro continuo, y la eficiencia en costos. Personas clave en ambos lados son el equipo ideal para lograr estos objetivos.
Los gastos no estratégicos pueden llegar a suponer hasta el 25 por ciento de la cifra del negocio. Existen partidas a las que no se les presta mucha atención por falta de tiempo o experiencia; sin embargo, siempre debe haber un encargado de ellas (ya sea el director financiero o un asesor externo), alguien que conozca del tema para que constantemente analice los egresos y busque siempre la eficiencia. Con esto, la empresa generará una mejor estructura en cuanto al uso de los recursos, ya sea para proveedores, gastos de administración y venta, medición del desempeño de los empleados, entre otros.
En caso de que no se tenga la experiencia para analizar todos los estados financieros, hay que asegurarse de que la persona encargada de interpretarlos conozca el área, para que su asesoría sea la más correcta, y esté comprometida con la optimización de los recursos. Si el expertise del profesional es limitado, entonces sus soluciones y planificaciones no serán de gran apoyo.
Es importante que en el análisis de recorte de gastos, no se descuiden los recursos que afectan directamente la calidad del producto o servicio. Y aun cuando la organización no tenga problemas de liquidez y haya alcanzado la utilidad esperada, no debe dejar de realizar este análisis, pues regularmente se hace hasta que aparecen problemas de flujo y se tienen que poner en marcha disposiciones urgentes.
Algunas de las medidas para comenzar a reducir gastos son: hacer un análisis profundo de cada partida de egresos, establecer un presupuesto base cero, implementar un plan de acción, gestionar reuniones de cierre de mes o trimestre para revaluar los costos y dar seguimiento. También hay que contar con una medición de indicadores clave de cada uno de los puestos de la organización, mediante los cuales se analizará el desempeño y valor que aportan a la empresa.
Un ejemplo sencillo de reducción de gastos sería el control en la papelería. Si un empleado pierde una pluma y sabe que sin problema puede tomar otra, entonces no genera una actitud de responsabilidad ni una cultura de ahorro, pues piensa que cada gasto procede de su propio bolsillo. Una medida para controlar el uso de papel, hojas, plumas, impresiones, entre otros recursos, puede convertirse en un porcentaje de ahorro significativo en unos meses o años.
Es relevante conocer las áreas en las cuales se pueden recortar los gastos, sobre todo en los últimos meses del año, cuando ya se empieza a trabajar en el nuevo presupuesto. Al elaborarlo, muchas veces se vuelve muy fácil aumentar recíprocamente los egresos, tomando en cuenta la meta de ventas establecida o los buenos resultados del año en curso, sin tener presente que los estados financieros pueden empeorar en los próximos meses. Hay que tener cuidado con los egresos fijos, ya que estos permanecerán y afectarán directamente al flujo y liquidez, si no se llega a la meta de ventas. Por eso, es de gran importancia considerar diferentes escenarios, incluyendo el más pesimista.
Siempre hay que atender cualquier cambio, por poco significativo que parezca, pues todos suman al número final, es decir, cada peso ahorrado es peso directo a la utilidad.