La carta de porte es un documento legal del transporte terrestre. Es el equivalente al conocimiento de embarque en el transporte marítimo. En ella se recogen todos los datos importantes relacionados con la mercancía que se transporta en el vehículo pertinente.
En caso de que en la ruta del traslado de la mercancía se produzca alguna inspección de seguridad, las autoridades pueden solicitar esta carta de porte, cuyo formato estandarizado facilita la labor de revisión. Actualmente, algunas empresas mexicanas expiden junto a la facturación la carta de porte.
En este escenario, Facturama es una empresa con plataforma web que permite la creación y emisión de facturas online con alojamiento en la nube. Como característica añadida, facturar en línea con Facturama supone emitir, recibir y recuperar facturas; cargar la información de los diversos empleados de la empresa y generar recibos de nómina de manera masiva; actualizar la situación fiscal ante el SAT y convertir las cotizaciones en facturas. Todo ello se logra con el complemento integrado de la generación automática de cartas de porte que se incluyen en la propia factura. Por esto, se explica todo sobre la carta porte aquí.
¿Para qué sirve?
Las funciones de la carta de porte se basan en:
- Ofrecer información sobre la carga. Estos documentos contienen información detallada de la naturaleza de la mercancía. De esta manera, se puede saber el nivel de fragilidad de aquello que se transporta y, en función de ello, tomar las medidas pertinentes a fin de evitar daños o deterioros en la carga durante su transporte.
- Constituye una prueba de que el contrato de transporte ha sido acordado entre varias partes. Se especifican las condiciones bajo las que se ha efectuado dicho contrato.
- Informa sobre el estado de la carga. Se indica el estado de la mercancía a su recibimiento y el estado en el que se entrega en el punto de destino. De este modo, en caso de que haya alguna incidencia, se pedirán responsabilidades a quien estuviese al mando en el momento en el que la carga ha resultado dañada.
- Identifica al propietario de la mercancía. La carta de porte se comporta como un aval para el transportista. Se indica el nombre de la persona a la que la carga corresponde -y si se permite o no la venta de la mercancía durante su traslado-.
Características de la carta de porte
La carta de porte ha de acompañar a las mercancías desde el lugar de origen, en el que se recoge la carga, hasta el lugar de entrega. Durante el traslado de mercancía, se pueden efectuar tantas cartas de porte como trasbordos se produzcan. No obstante, no es necesaria emitirla en todos los casos. Por ejemplo, en una mudanza o en un servicio de paquetería de corta distancia no es necesario emitir la carta de porte.
¿Quiénes deben emitirla?
Ya se ha explicado qué es la carta de porte y para qué sirve. A continuación, se recoge quiénes deben emitirla y cuándo es o no necesaria dicha emisión. En un principio, cualquiera de las dos partes del contrato (tanto la persona que solicita el transporte de la carga deseada como el propio transportista) pueden solicitar la expedición de la carta de porte a la otra parte restante. Sin duda, suele recomendarse que sea un documento redactado por el transportista (quien ha de conocer la carga que traslada), especialmente cuando está formada por ítems bajo la propiedad de diversas personas.
Transportista efectivo
El transportista efectivo es la persona (física o jurídica) que cuenta con la autorización pertinente para transportar cierta carga de un punto de origen a uno de destino.
Cargador contractual
Por su parte, el cargador contractual es la persona (también física o jurídica) que contacta con el transportista efectivo a fin de que traslade la mercancía deseada. Puede ser o no otro transportista, un operador logístico, un almacenista, una agencia: cualquier persona que desee que su mercancía sea transportada.
¿Cuándo debe emitirse?
Sólo hay tres situaciones en las que excepcionalmente no se tiene por qué emitir una carta de transporte:
- Mudanzas
- Vehículos averiados o accidentados
- Paquetería o similar
En el resto de casos, la carta de porte puede emitirse cuando el transporte implique el traslado de varios envíos. También se puede solicitar cuando el envío se distribuye en varios vehículos. En este último caso, se emitiría una carta de porte por cada vehículo.
¿Cómo se hace?
En la carta de porte hay bastante información que debe hacerse constar: el lugar y la fecha de emisión; nombre completo + NIF/CIF + Dirección y expedidor del cargador (lo mismo por parte del porteador); lugar y fecha de la recepción de la mercancía; fecha prevista de entrega de la mercancía en el punto de destino; naturaleza de las mercancías, número de bultos y señales de identificación; declaración de valor de las mercancías; instrucciones adicionales en relación al transporte de las mercancías, etc.
Es necesario que se emitan 3 ejemplares originales, firmados por cargador y porteador. Con Facturama es posible crear la factura con la carta de porte ya incluida en ella. El primer ejemplar se destina al cargador; el segundo, se traslada con las mercancías transportadas y el tercero, queda en poder del porteador.