A causa de la reciente noticia en la que la Organización Mundial de la Salud calificó el coronavirus cómo una pandemia mundial, muchas compañías están pidiendo a sus empleados que trabajen de forma remota como una medida para frenar la propagación de este virus.
Sin embargo este cambio puede generar nuevos desafíos para empresas que no están acostumbrados a esta modalidad de trabajo. Es por eso que Linkedln y GitLab una compañía de desarrollo de software con una fuerza laboral de 1,100 personas en 65 países compartieron una serie de estrategias para cumplir objetivos de manera efectiva en esta opción de trabajo flexible:
1- Establecer un equipo de liderazgo remoto
“Cambiar una división o compañía completa a control remoto puede desencadenar una ola de cambios» apunta Darren Murph CEO de GitLab. Para ayudar a mitigar esto, el directivo recomienda evaluar a los gerentes actuales y reunir a un equipo de expertos que tengan experiencia en home office.
Una parte central del papel de este equipo será documentar los desafíos en tiempo real, priorizar de manera transparente esos retos y asignar personas directamente responsables para encontrar soluciones.
Los asistentes ejecutivos también pueden asumir un papel más significativo en la transición, dice Darren. Pueden funcionar como documentalistas en reuniones y ayudar con las comunicación interna.
2. Crea un manual para mantener a todos informados
Aunque esto puede sonar rudimentario, servirá como una fuente única de verdad para las preguntas apremiantes. Se necesitará mantener informada a toda la empresa, así como mantener actualizado este manual con preguntas comunes que puedan surgir, incluso servirá después de que la crisis actual desaparezca.
«Uno de los desafíos más importantes cuando te alejas es mantener a todos informados de manera eficiente«, dice Darren. «Hagan un esfuerzo por documentar sistemáticamente los cambios importantes del proceso en un lugar central para minimizar la confusión y la disfunción«, agrega.
3. Establece un plan de comunicación formal (e informal)
Dependiendo del tamaño del equipo, considera crear una sala de videoconferencia activa por equipo de trabajo, donde los miembros de cada área puedan quedarse o ir y venir a su antojo. «Esta simulación ayuda a la aclimatación, lo que permite a los miembros adaptarse al cambio de una manera menos abrupta«, dice Darren. «Esta iniciativa también muestra intencionalidad en torno a la comunicación informal, un elemento importante que ocurre espontáneamente en una oficina y necesita un reemplazo inmediato en un entorno remoto«.
Todos reaccionan al trabajo remoto de manera diferente, y no todas las casas son espacios de trabajo ideales. Esto puede (y probablemente lo hará) ser irritante, y los miembros del equipo esperarán actualizaciones frecuentes a medida que los líderes repitan su plan de comunicación en tiempo real.
4. Minimiza tus herramientas
Mientras tu empresa funciona de forma remota, tu equipo de trabajo debe reducir al mínimo sus herramientas de trabajo. Google Docs es una buena alternativa así cómo Microsoft Teams o Slack. También puede servirte Zoo, que es otra plataforma de videoconferencia.
Estas son algunas de las herramientas con las que puedes comenzar. Si tu equipo necesita acceso a sistemas internos a través de una red privada, asegúrate de que todos tengan acceso fácil y que las instrucciones de uso sean claras.
«Trabajar bien de forma remota requiere escribir las cosas«, dice Darren. “Para las empresas que no tienen una cultura de documentación existente, este será el cambio más difícil. Así que apunte a canalizar la comunicación a la menor cantidad de lugares posible para reducir los silos y la fragmentación.”