Por Xicoténcatl Morales Hurtado, CEO de Self México
El diseño organizacional es un tipo de planeación sistemática que determina el funcionamiento integral de una empresa tomando en cuenta los retos (internos y externos) que enfrenta para mejorar de forma continua dos grandes tareas: la producción de sus bienes o mercancías y la entrega puntual de servicios en un esquema de alta calidad.
Una parte importante de esta actividad es el estudio objetivo de los procesos que contribuyen para que dichas tareas se realicen cabalmente. Por ello, se ayuda de diagnósticos que evalúan la relación entre directivos y empleados buscando el mejor esquema de interacción del capital humano en sus dimensiones vertical y horizontal, análisis del sistema cliente (considerando al cliente contacto, intermedio, principal y ulterior) y reconocimientos de hechos que pueden presentarse según los estudios de Milan Kubr en tres formas básicas: registros, acontecimientos y condiciones, y recuerdos.
¿Por qué hablar de rediseño organizacional?
Aunque toda organización pasa por una etapa inicial de despegue o nacimiento para después alcanzar su fase de estabilización y finalmente de madurez o consolidación, hay un punto donde se requiere dar paso a la innovación so pena de presentar ciertos síntomas de decadencia que pueden afectar su estructura de forma integral.
¿Qué pasa cuando el diseño organizacional sobre el que se funda una unidad de negocio parece obsoleto y/o rebasado por las nuevas necesidades que externan los clientes, o bien cuando las expectativas de los mismos no están siendo cubiertas de forma satisfactoria? En tal caso es preciso hablar con los integrantes de tu firma sobre un rediseño organizacional que ayudaría a refrescar el clima laboral de manera positiva.
No hablamos de una sustitución total de procedimientos que pueda resultar agresiva para el personal, sino de una evolución programada, transversal y correctiva que respete la historia de la organización y sus fundadores (sobre todo que integre la experiencia acumulada de las personas que han sido parte activa de la compañía), ayudando a colocarla a la altura de las nuevas exigencias del mercado.
Señales para motivar un rediseño organizacional
Llegar a este punto requiere antes que nada que reconozcamos las áreas donde el rediseño organizacional debe llevarse a cabo y descubrir las causas reales para propiciarlo con éxito. Esta breve lista resume algunos de los principales motivos para suscitar un rediseño organizacional. Toma nota:
ÁREA DIRECTIVA: a) Problemas de crecimiento profesional de los altos mandos, b) Falta de actualización en sus esquemas comunicativos, c) Persistencia de usos y costumbres, d) Desapego de la identidad corporativa y e) Desgaste acumulado en el ejercicio de sus facultades ejecutivas que está acarreando problemas de salud física o emocional.
ÁREA ADMINISTRATIVA: a) Exceso en la cantidad de actividades realizadas, b) Disfuncionalidad en el organigrama, c) Emisión de políticas unilaterales que afectan la entrega de resultados, d) Duplicidad de funciones o cargos, e) Aislamiento de áreas que no se sienten integradas a su departamento y f) Centralización en la toma de decisiones.
ÁREA OPERATIVA: a) Equipamiento tecnológico arcaico que pone en riesgo la integridad física de los empleados, b) Falta de funcionalidad, limpieza o seguridad en la distribución de las áreas de trabajo (consultar NOM -36), c) Desajuste con el o los sistema(s) de calidad que rige(n) a la empresa, d) Inexistencia de incentivos emocionales que fortalezcan la productividad, e) Excesiva rotación laboral que impide atraer y retener personal talentoso y f) Pocas oportunidades de promoción o ascenso.
Otros problemas adicionales
Por supuesto que esta radiografía es sólo una síntesis de otros riesgos que pueden estar gestándose en tu unidad de negocio y que con tiempo, prudencia y una motivación sostenida pueden prevenirse o resolverse de manera correcta.
Carlos Audirac sostiene que existen problemas de satisfacción y desarrollo humano ocultos en la superficie de una organización que hacen necesario hablar de un urgente e inaplazable rediseño organizacional. Entre ellos este autor refiere:
1. La poca iniciativa personal en la consecución de objetivos organizacionales.
2. Las necesidades y sentimientos se consideran secundarios o irrelevantes.
3. Preeminencia de la rivalidad cuando es necesaria la colaboración.
4. Los conflictos se ocultan y se administran por maniobras políticas.
5. El aprendizaje es individual y se desprecia la experiencia de los demás.
6. No hay retroalimentación entre sistemas.
7. Las relaciones están basadas en apariencias.
Conclusión
Si en tu compañía has detectado la presencia de una o más de estas señales es necesario sentarte con tu equipo de trabajo cercano y comenzar a hablar de un rediseño organizacional que pueda traer un cambio a la atmósfera de trabajo.
Vale la pena invertir tiempo y esfuerzo cuando la salud de tu empresa está en riesgo.
Recuerda que aunque muchos conflictos internos parezcan insuperables, en la mayoría de los casos los desacuerdos pueden arreglarse de forma eficaz si incentivamos la disposición de las personas a través de una clara comunicación y un honesto reconocimiento a sus funciones.