Cuando nuestra empresa decide certificarse en algún programa de seguridad en cadena de suministro (C-TPAT, OEA, BASC, PIP, AEO, WRAP, TAPA, etcétera), lo primero que creemos necesario hacer es blindar el área en la cual se lleva a cabo la operación de comercio exterior; sin embargo, nuestra responsabilidad va mucho más allá y en ella, se incluye a los asociados de negocio, quienes juegan un papel preponderante para el éxito o fracaso de nuestras certificaciones y recertificaciones.
¿Cómo puedo identificar a mis asociados de negocio?
Lo primero que debemos hacer es definir perfectamente la operación de nuestra organización, es decir, donde inicia (ingreso de materia prima o requerimiento de cliente, si prestamos un servicio) y donde finaliza (la entrega del bien o servicio al cliente final).
Una vez hecho nuestro mapeo, podemos ubicar a todos los eslabones que participan en la operación, a los cuales identificaremos como nuestros asociados de negocio.
Ya que los tengo ubicados, ¿qué debo requerirles?
Probablemente, algunos de nuestros asociados ya formen parte, a su vez, de alguna certificación de seguridad en cadena de suministro. Cuando este es el caso, lo único que requerimos es verificar la vigencia de su certificado y que éste aplique para la sucursal que está proporcionándonos el bien o servicio. Con esto, ya podemos casi asegurar que cumplen al menos con los criterios mínimos solicitados por los programas.
Sin embargo, cuando no están certificados, debemos requerirles lo siguiente:
- Cuestionario de asociados de negocios. En éste, ellos especifican con qué cuentan y con qué no, con base a nuestros requerimientos de seguridad.
- Requerimientos legales. Se refiere a toda la documentación que generalmente solicitamos al admitir a un nuevo proveedor.
- Referencias comerciales. Nadie mejor que los clientes de mi asociado para indicarme si sus operaciones han sido buenas y han sido realizadas bajo condiciones normales.
- Búsqueda en diferentes herramientas para acreditar que los recursos de la empresa no son de procedencia ilícita. Por ejemplo, consultar el listado de negocios fantasmas del SAT.
- Acuerdo contractual. Debemos contar con un documento mediante el cual, nuestro proveedor se comprometa a seguir los criterios de seguridad que requerimos.
- Contar con un adecuado sistema de gestión de riesgos. Éste tiene una doble vertiente, tanto de la empresa cliente en relación a sus asociados de negocio como de los propios asociados.
Aunado a lo anterior, nuestra organización debe contar con un programa de validación de sus asociados de negocio, en el cual se especifique la fecha en que será evaluado cada uno de ellos, a efecto de corroborar los aspectos de seguridad con los que cuenta.
Como podemos notar, este rubro es uno de los más complejos dentro del proceso de certificación. En ANIERM y BSGT, podemos apoyarlos con sus inquietudes e incluso en las validaciones de sus asociados.