Como dice un buen amigo, quien es un exitoso consultor de empresas: “todo nace del perfil en temas de personal”; lo que él quiere decir es que la definición y el diseño de puestos son el principio o el génesis en la construcción de la estructura de la empresa.
La organización es el segundo paso en el proceso de la gestión empresarial. Es un conjunto integral de funciones que se espera desempeñen las personas y los grupos de personas que colaboran.
“Organizar es determinar qué tareas hay que hacer, quién las hará, cómo se agrupan, quién reporta a quién y dónde se toman las decisiones”, Stephen P. Robbins
Las organizaciones no deben operar a partir de la improvisación. Se crean con la intención de producir algo (como productos y servicios) y sólo funcionan cuando en sus puestos de trabajo tienen a personas capaces de un correcto desempeño sobre las funciones para las que fueron contratadas.
Las organizaciones diseñan su estructura organizacional para ello, definen áreas y puestos, así como establecen, con mayor o menor número de reglas, los requisitos necesarios y las atribuciones que otorgarán a sus miembros. Las decisiones que se toman sobre esos aspectos se reflejan en los organigramas y en las descripciones de puestos.
“La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso”, Peter Drucker
Uno de los problemas básicos que se observa en toda organización radica en reclutar, seleccionar y formar a su personal en función de sus puestos de trabajo, de tal manera que desempeñen su papel con un máximo de eficacia. De ahí la importancia de ocupar los distintos puestos de trabajo de una organización empleando a personas que posean las calificaciones que se requieren y que cumplan con el perfil requerido.
El diseño organizacional representa la arquitectura de la organización, la estructura y la distribución de sus departamentos y puestos, cuáles son las relaciones de comunicación entre ellos, cómo se define la autoridad y cómo deben funcionar las cosas. A cada departamento o división lo forman un conjunto de puestos.
Por un lado, los puestos constituyen los medios que usa la empresa para asignar y utilizar sus recursos humanos, con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales a partir de ciertas estrategias. Por otro lado, para las personas, los puestos representan los medios que usan para desempeñar sus tareas dentro de la organización (a efecto de alcanzar sus objetivos personales). En resumen, los puestos son el eje central entre la organización y las personas que trabajan en ella.
“Organización es la coordinación de distintas actividades de participantes individuales, con el objeto de efectuar transacciones planeadas con el ambiente”, Idalberto Chiavenato
De todo lo anterior, podemos concluir la relevancia que tiene el dedicar tiempo a la organización de la empresa. Una vez que se tienen claros los objetivos organizacionales, es momento de definir la estructura o el “músculo” necesario para alcanzarlos.
Roberto von Bertrab González
Licenciado y Maestro en Administración con amplia experiencia en diversas empresas e industrias. Director de Capital Humano y Seguridad de la reconocida empresa Trucka USA. Miembro de la “Sociedad para la Gestión del Capital Humano” (“SHRM” por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos de América. Consultor de negocios certificado.