“El hombre que se prepara tiene media batalla ganada.”
Miguel de Cervantes
La construcción de un plan comercial bien estructurado puede ayudarte a evitar imprevistos y problemas de liquidez; además te permitirá controlar de forma más eficaz tu producción, personal y necesidades financieras.
Tener un buen modelo comercial, ligado a tus presupuestos anuales, te dará la posibilidad de enfocarte más tiempo al desarrollo del negocio, en lugar de responder día a día a la evolución aleatoria de ventas y mercadotecnia. Controlar y medir estos proyectos te ayudará a identificar rápidamente los retos y oportunidades que te den la pauta de generar acciones oportunas en las variaciones detectadas.
Una base para el pronóstico
Antes de empezar, hay algunas preguntas que pueden ayudarte a aclarar tu posición en el mercado:
- ¿Cuántos compradores nuevos generas en promedio al año?
- ¿Cuántos clientes pierdes cada año?
- ¿Cuál es el nivel o monto promedio de ventas que hace cada cliente por transacción?
- ¿Hay meses concretos o temporadas específicas para las ventas?
- ¿Hay clientes que compran más frecuentemente que otros?
- ¿Hay otros segmentos de mercado en los que te gustaría incursionar?
Negocios existentes
El punto de partida para tu pronóstico de ventas son las del año pasado. Antes de que decidas realizar el lanzamiento de un nuevo producto o una tendencia económica, analiza el nivel de lo obtenido del año anterior de cada uno de tus usuarios.
Pronostica y planea tus ventas
En el caso de consumidores que representen un valor significativo para tu empresa, revisa con ellos si van a cambiar sus niveles de compra o estacionalidad en el futuro previsible.
Nuevos negocios
Debes hacer suposiciones sobre nuevos negocios teniendo como base estudios de mercado y un buen juicio sobre estos proyectos, para así incluirlos en el plan.
Las premisas en la función comercial
Cada año es diferente, por lo cual necesitas una lista de las circunstancias cambiantes que tienen un gran potencial de afectar tus ventas. Estos factores, conocidos como los supuestos o premisas del pronóstico anual, forman la base de tu proyección mes a mes.
Desarrolla tus pronósticos
Empieza por escribir tus supuestos de volumen de ventas y premisas de mercadotecnia. A continuación, puedes crear tu pronóstico de ingresos. Esto se convertirá en un ejercicio fácil para ti, una vez que encuentres una manera de desglosar la proyección mensual de cada artículo por segmento y comprador.
La previsión del proceso comercial completa y detallada en sus pasos, causa-efecto, no solo se utiliza para planificar y supervisar los esfuerzos en esta área, sino también es una parte vital de la proyección a futuro de los requerimientos del flujo de caja.
La implementación y seguimiento la llevarás a cabo mediante un software denominado Customer Relationship Manager (CRM) o Gestión de la Relación con Clientes.
Lo que debes evitar al pronosticar
Al elaborar tu plan, generalmente a 12 meses, es muy común que puedas caer en las siguientes cinco anomalías, las cuales debes asegurarte de no cometer:
- Hacerte ilusiones sin fundamentos
Es fácil ser demasiado optimista. Es una buena idea revisar las previsiones de los años anteriores para ver si tus cifras son realistas.
- Omite o ignora tus propias premisas
Asegúrate de que tus supuestos sobre la función comercial están vinculados al pronóstico causa-efecto de las ventas, pues de lo contrario, puedes terminar con información contradictoria.
- Ten las reglas del juego claras, estas mantienen el movimiento en el marcador
Ten la seguridad de que el plan está finalizado y acordado dentro de un plazo de tiempo establecido.
- Incluye o realiza consultas con los involucrados
Tu personal de ventas tiene probablemente el mejor conocimiento de las intenciones de compra de sus clientes y compradores potenciales. Por esta razón, debes darles tiempo para que les pidan su visión acerca de este ejercicio de planeación. Llega a un acuerdo con el equipo comercial para establecer anualmente los objetivos y las metas de cada uno, pues estas serán la base de tu medición.
- Ponlo a prueba con retroalimentación externa
Después de haber construido tu previsión, necesitas a alguien que la desafíe, es decir, tienes que obtener una opinión sobre ella de una persona con experiencia en este tema, la cual podría ser tu auditor externo o un asesor. Además, utiliza el modelo de mejora, usado por quien te asesora, para levantar una encuesta de la situación actual en el proceso de ventas y mercadológico.