Por María José Valdez Martínez
Co-fundadora 02X y Venture Studio Mexico
“El cumplimiento de tu presupuesto es tu reputación.”
Estamos por cerrar el primer trimestre del año y es posible que muchas empresas ya se encuentren por debajo de su meta de presupuesto. Es muy sencillo poner diferentes excusas para justificar este malogro, aunque probablemente algunas de ellas sean ciertas: la situación actual no me lo permitió; nunca llego a lo estipulado; las metas eran muy altas desde un principio; ya no llegué, así que mejor vamos viendo cómo camina el año (y se entierra en el olvido el presupuesto), entre muchas otras.
Y aunque consideremos que no vamos a llegar al término deseado, debemos tomar medidas correctivas cuando aún estamos a tiempo de hacerlo, ya que dicho presupuesto se trabajó simplemente para que nos indicara el rumbo… no se escribió en piedra. ¿Qué medidas podemos tomar si no llegamos a los ingresos esperados? Directores de empresas trasnacionales de Aguascalientes nos sugieren los siguientes puntos.
Creatividad: No debemos cuadrarnos en lo que debió pasar, pues nunca podremos recobrar el tiempo perdido, sin embargo, podemos pensar en medidas correctivas para recuperarnos; y entre más creativas sean, mejor. Por ejemplo, si en enero debimos meter un cliente mediano, podremos esforzarnos para meter un cliente grande en abril, el cual compense los ingresos perdidos en el primer Q. O si debimos vender un evento en febrero y no se logró, podremos ver la posibilidad de agrandar otro proyecto futuro (planeándolo con anticipación) o incluso crear uno nuevo. Reúnan a todas las áreas y realicen lluvia de ideas.
Agendas diarias enfocadas a objetivos: Los gerentes de área deben revisar que sus tareas mensuales, semanales y diarias estén enfocadas a los objetivos plasmados en el presupuesto. También tienen que supervisar que toda la gente bajo su gestión esté enfocada de la misma manera.
Reajustes: El presupuesto es un documento vivo que podemos ir reajustando conforme a las distintas situaciones que se presenten; aunque no hay que olvidar que se hizo un compromiso de que los ingresos y egresos, se recomienda, no deban variar en más de un 5 por ciento hacia arriba o hacia debajo de lo previsto.
Gastos: Si no estamos llegando a los ingresos, podemos buscar un reajuste en los egresos tratando de recortar los gastos que no afecten directamente a la operación del negocio.
Cobranza: Siempre podemos hacer un esfuerzo extra por cobrar cuentas que se dieron por perdidas y que podrían representar un buen ingreso para nuestro flujo.
Y, por último, ¡no es el fin del mundo!: Siempre que planeamos, solemos ser muy optimistas. Esperamos iniciar el año con la mejor disposición y en el mejor ambiente, pero siempre hay situaciones que no logramos visualizar con anticipación y que suceden. Lo peor que podemos hacer frente a este hecho es desanimarnos, ya que eso se transmite a todo el equipo de trabajo. Por eso, siempre hay que contar con plan B, C, D… Z. Al momento de elaborar nuestro presupuesto, siempre debemos contemplar distintos panoramas: uno optimista, uno realista y uno pesimista. En mi opinión personal, me gusta ser conservadora en los ingresos y exagerada en los egresos.
Una cosa más: así como todos firman el presupuesto a inicio de año como una forma de comprometerse con él, deben de hacerlo cada que se hace un reajuste para enfocar esfuerzos y motivaciones conforme a la nueva meta.