En uno de los diálogos de la película Vivre Sa Vie, del fránces Jean-Luc Godard, el personaje interpretado por Anna Karina se pregunta que por qué hay que hablar siempre, cuando muy a menudo debería de callarse, vivir en silencio. «Cuanto más se habla, menos quieren decir las palabras», resume. Extrapolado al mundo laboral, y puntualmente a las juntas de trabajo, el planteamiento que hace Anna Karina resulta interesante.
En la actualidad, las organizaciones enfrentan el desafío de lograr que las juntas sean realmente productivas. Incluso la falta de eficacia en este menester ha sido objeto de estudio. Pero para no variar, desde Silicon Valley aparentemente tienen una respuesta para combatir este problema. ¿Cómo? A través del silencio.
Jeff Bezos, a la cabeza de todo
Como no podía ser de otra manera, uno de los precursores de las juntas silenciosas es el dueño y fundador de Amazon, Jeff Bezos. Si ya hablábamos de cómo el hombre más rico del mundo guarda una aversión a las juntas, al grado de destinar en promedio seis horas al año para reunirse con sus inversionistas, ahora Quartz saca a relucir una de sus estrategias para aumentar la productividad en estos encuentros.
Al momento de comenzar la cita con sus directores ejecutivos, Jeff Bezos proporciona un informe detallado que leerán en silencio y en el que los participantes anotarán comentarios al margen del documento. De acuerdo con Bezos, si sus directivos no leyeran el escrito, lo más probable es que la junta termine en puro «bluff» o «verbo» sin llegar a nada sustancial o relevante.
El leer el análisis detallado, aunado a las observaciones o comentarios que se realicen en el documento, obliga a los colaboradores a sintetizar sus ideas, acumular y asimilar todos los datos fundamentales, y preparar los argumentos que soltarán en la reunión. Con esto Bezos reduce de forma drástica la duración de la reunión y la limita únicamente a departir sobre lo más trascendental.
Reuniones silenciosas como forma de empoderamiento
Otra de las impulsoras de esta tendencia es Alyssa Henry, una ejecutiva de Square. Henry se inspiró en Bezos, aunque hizo ligeras modificaciones: los integrantes de la reunión se sientan, y en absoluto silencio, como si estuviesen en una biblioteca, empiezan a leer un documento compartido en Google Docs, en el cual cada uno va realizando las observaciones que considere pertinentes. Cada quien tiene el derecho a realizar un comentario con la certeza de que todos van ser leídos por todos. Y ahora sí, tras treinta minutos sin más sonido que el de los teclados, la conversación empieza.
Pierre-Yves Ricau, un ingeniero de software en la compañía, expuso en su blog las razones por las cuales Alyssa Henry está impulsando este tipo de reuniones
. «Muchas investigaciones dicen que las opiniones de las minorías, las mujeres, los teletrabajadores, y los introvertidos no suelen resonar en las juntas de trabajo, o tienen problemas para que sus voces se escuchen en las reuniones tradicionales. Esto no es solo perjudicial para aquellas personas que no tienen voz por el enfoque tradicional que le damos a las reuniones, sino también para los líderes de las organizaciones que desean escuchar las mejores ideas pero no pueden porque los colaboradores están siendo silenciados -sin intención.
Por si no fuera poco, la política de Alyssa Henry no solo se limita a las personas que están reunidas en «la sala de juntas», sino que cualquier colaborador, sin importar en el lugar donde esté, puede acceder al documento donde se están tratando los temas principales para poder contribuir en la organización. De acuerdo con la directiva de Square, lo que se busca es crear una cultura donde toda voz sea escuchada o leída, sin el temor de que sea silenciada. Es una cultura de empoderamiento.
Otra de las ventajas de este tipo de reuniones es que, por su naturaleza, disminuye los comentarios repetitivos, ya que al estar todos trabajando sobre el mismo documento, el colaborador puede observar lo que ya se dijo, o ver si alguien más externó la duda o comentario que a él se le ocurrió. Asimismo, al finalizar la cita, se guarda todo un registro de lo que se discutió.
De igual manera, Quartz reseña que si bien las juntas silenciosas se están volviendo tendencia en Silicon Valley, el Post Growth Institute ya había explorado esta modalidad de juntas años atrás, en 2012 para ser precisos. En el Instituto, las juntas se realizaban a través del chat de Skype. No utilizaban las videollamadas que permitía la plataforma, no, utilizaban la herramienta de conversación escrita.
De acuerdo con ellos, gracias a la conversación escrita, los colaboradores tienen la oportunidad de reflexionar sobre lo que se está comentando, eliminando la distracción de estar oyendo a alguien y manteniendo constantemente el estado de escucha, como en las reuniones tradicionales. «Es un medio de colaboración virtua increíblemente productivo, flexible y democrático», resumen.
Con información de Quartz.