La digitalización de documentos ya no es sólo una tendencia, es una necesidad para las organizaciones que buscan eficiencia y seguridad en la gestión de Recursos Humanos. En este artículo, descubrirás cinco consideraciones esenciales para transformar el proceso de contratación, reducir costos y acelerar el onboarding de empleados y proveedores.
1. Tecnología avanzada al servicio de Recursos Humanos
La gestión de Recursos Humanos abarca múltiples procesos que requieren precisión y eficiencia, desde la contratación y verificación de documentos hasta la administración de expedientes. Sin herramientas adecuadas, estos procesos pueden volverse lentos, costosos y propensos a errores.
Por ello, existen plataformas como Urdaten que utilizan inteligencia artificial para autocompletar y verificar información, reduciendo hasta 100 veces el tiempo destinado a la creación de contratos y la gestión de expedientes. Al eliminar tareas manuales repetitivas, el equipo de Recursos Humanos puede enfocarse en lo realmente importante: mejorar la experiencia de los empleados, fortalecer la cultura organizacional y optimizar la gestión de talento.
2. Seguridad y confidencialidad
La protección de la información es una prioridad. Por ello debes asegurarte que las plataformas que elijas cumplan con estándares internacionales —como la ISO 27001—, cifrado robusto y auditorías comparables a las utilizadas en el sector bancario, de este modo tu información estará protegida. Este compromiso no sólo protege los datos personales, sino que también refuerza la confianza en el proceso de contratación.
3. Optimización del onboarding
Una incorporación eficiente es clave para la retención de talento. Algunos estudios indican que un buen proceso de onboarding logra que el 69% de los empleados permanezcan en la empresa durante tres años, aumentando la tasa de retención. Con soluciones digitales, la verificación y validación de documentos se realiza de forma ágil, garantizando un inicio sin contratiempos para el nuevo talento.
4. Reducción de tiempos y costos operativos
El tiempo es dinero. Un informe de IDC Research señala que los empleados invierten en promedio 9.3 horas semanales buscando y recopilando información. Además, la gestión ineficiente de documentos puede aumentar los costos operativos hasta en un rango de 20-30% Con la digitalización, estos procesos se simplifican, permitiendo una redistribución de recursos y una disminución significativa de costos.
5. Cumplimiento normativo y mejores prácticas
La verificación automatizada no solo agiliza el proceso, sino que también asegura el cumplimiento de normativas de protección de datos personales. Adoptar estas tecnologías es sinónimo de responsabilidad y compromiso con la privacidad y la seguridad, aspectos fundamentales para construir una cultura corporativa basada en confianza y transparencia.
Implementar una solución como la de Urdaten no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también contribuye a conectar personas y organizaciones con datos confiables. Si deseas transformar tu proceso de contratación, es el momento de apostar por la digitalización inteligente y segura.
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