El home office es un recurso prácticamente obligado para muchas empresas en esta contingencia sanitaria y si hay un mercado con gran experiencia para emplearlo de manera eficiente, este es el de las Tecnologías de la Comunicación.
Softtek e iTexico son empresas informáticas especializadas en el modelo de servicio nearshore, un sistema de servicios a distancia que los ha preparado para adaptar sus negocios a los retos del teletrabajo.
En entrevista con Líder Empresarial, ambas firmas nos comparten sus mejores prácticas para mantener los indicadores laborales a tope, haciendo de este recurso una solución óptima a pesar de la distancia física entre directivos y colaboradores.
Transición a un nuevo esquema de trabajo
Aunque de manera habitual Softtek trabaja desde sus Centros de Desarrollo de Software (CDS) o en el modelo on-site desde las instalaciones de sus clientes, Fernando Nava, director de Responsabilidad Corporativa, explica que sus estructuras tuvieron que adaptarse para poder trabajar desde casa en su totalidad.
La compañía con presencia en Aguascalientes, Ensenada, Guadalajara, CDMX, Monterrey, Mérida y León, logró esta transición gracias a su Business Continuity Plan (BCP): un protocolo de emergencia para mantener sus actividades desde el hogar garantizando que las condiciones de privacidad se cumplan en términos de continuidad y seguridad.
El BCP consiste en asegurar los VPN (accesos a las redes de los clientes) mediante la adaptación del hardware y software en los domicilios de los “Softtekians”: “El Capability Manager es el encargado de controlar todo el inventario y dotar a los empleados del equipo necesario para garantizar las normas de calidad y seguridad de la compañía”, precisó Fernando.
Señaló que este operativo está encabezado por el director corporativo de Operaciones en Softtek, Roberto Montelongo, que, junto con un comité global de la empresa, analiza la situación actual y toma decisiones con base en estos protocolos.
De manera similar, el cofundador y director de Operaciones de iTexico, Guillermo Ortega, explica que aunque la mayor parte del trabajo se realiza en sus oficinas de Guadalajara, Aguascalientes y Cancún, la empresa lleva varios años aplicando el home office de manera eventual.
Para iTexico estos ajustes fueron más sencillos de lo esperado debido a que la mayoría de sus “iTexicans” tienen buena infraestructura en sus casas. “Todos cuentan con una buena conexión a internet con amplios anchos de banda, dos o tres monitores en su casa, una buena silla, etcétera”, precisa Guillermo.
¿Cómo optimizar el home office en las compañías?
Ortega comparte que tener éxito en este modelo laboral depende en gran parte de la disciplina de los colaboradores, la comunicación y el acondicionamiento que puedan lograr.
Señala que todo profesional necesita “acondicionar un espacio especial en la casa, que sea respetado como su oficina”. Añade que hay que insistir en una rutina saludable dentro de casa, que contemple un horario para levantarse (de preferencia el que se tenía antes de la contingencia), tiempos específicos para comer, hacer ejercicio, bañarse y descansar.
En la parte técnica, señala que la empresa debe contemplar una plataforma de comunicación interna, además de generar sistemas Time Tracking para la evaluación de los objetivos clave (OKR).
Por su parte, Fernando Nava subraya que debe priorizarse el contacto con el personal para lograr un balance justo entre vida y trabajo. Esto podrá garantizar el bienestar de los colaboradores y los protocolos de calidad de cualquier firma.
Buscar la cercanía a pesar de la distancia
Ambas empresas se han enfocado en la atención de sus profesionales a la distancia. Desde el 23 de marzo, iTexico empleó el home office de manera general y a partir de entonces el área de Talent Management ha generado diversas actividades para mantener unido al equipo y con buen estado de salud física y mental.
Ortega señala que la empresa se comunica internamente por Microsoft Teams, plataforma en la que comparten las buenas prácticas y retos durante el home office.
Asimismo, Softtek creó su portal Wellness Center para la atención remota de sus colaboradores. Esta plataforma les permite generar “actividades de integración humana”, un recurso que consideran indispensable para mantener el nivel anímico de los colaboradores: clases de salsa, yoga, crossfit, asesoría nutricional, torneos de videojuegos en línea, entre otras actividades, son algunos ejemplos que ya se han virtualizado en el programa Wellness Center.
Las dos empresas afirman que es importante continuar con actividades que contemplaban antes de la emergencia. Por ejemplo, ambas reservan las tardes de los jueves para socializar virtualmente, para que todos compartan un momento ameno mientras brindan con un alguna bebida desde su domicilio.
Concuerdan en que, si bien el home office no es su modelo de trabajo habitual, éste ha mejorado la relación entre su personal y les ha permitido continuar con sus labores de la mejor manera, sin hacer recortes laborales ni mermar la calidad de sus servicios.