Cada vez son más las organizaciones que se concientizan sobre la importancia de contar con una buena metodología para gestionar eficazmente sus proyectos. Y es que no es un secreto lo que se necesita hacer; el reto es identificar la estrategia y capacidades correctas, para después saber ejecutarlas. En la medida en que sean capaces de realizar una planeación de dirección de proyectos que les permita reducir y mejorar el control de tiempo, costos y riesgos de sus proyectos, serán más eficientes, tendrán mayor rentabilidad, crecimiento organizacional y brindarán a sus clientes un mayor nivel de satisfacción, lo que les convertirá en empresas con mayor competitividad en el mercado nacional e internacional.
Las metodologías de Gestión de Proyectos aportan enormes beneficios, además de ser una poderosa herramienta orientada al éxito de proyectos como motor de cambio y crecimiento organizacional.
En mi experiencia como director de proyectos, he visto que la mayoría de las organizaciones enfocan el éxito de los mismos en términos del tiempo de ejecución, y la utilidad. Desde mi punto de vista, el éxito de un proyecto no debe limitarse a solo estos dos factores. Si analizamos todo lo que implica un proyecto exitoso, entre varios factores quisiera enfocarme en tres:
1.- Reprocesos = $
Sin tener un dato exacto, me atrevería a decir que más del 80 por ciento de las organizaciones no saben cuánto les costaron los reprocesos de sus proyectos. Dicho de otra manera, no saben cuánto dejaron de ganar o incrementar la utilidad.
Es aquí donde podemos ver la importancia de la dirección de proyectos y de contar con una metodología bien definida. He escuchado a muchos directores mencionar que sus proyectos son exitosos ya que su CPI se mantuvo dentro de los límites establecidos y, por lo tanto, la utilidad se alcanzó.
El sabor agridulce, por llamarlo de alguna manera, viene cuando calculan el monto de dichos re-procesos y se dan cuenta que, por una inadecuada gestión, han gastado dinero que pudieron optimizar y por lo tanto incrementar la rentabilidad del proyecto.
¿Cómo podemos evitar esto? Esto nos lleva al siguiente factor..
2.- Gestión de Riesgo
Un tema exquisito y por demás interesante, el continuo análisis de riesgo, nos ayuda a ser mucho más eficientes en nuestros proyectos.
Por algo el 88 por ciento de las organizaciones de alto rendimiento utilizan la gestión de riesgo. El tema central de las reuniones con el equipo del proyecto siempre debe enfocarse en riesgos, de esta forma identificamos todos los factores y disparadores que pueden comprometer el rendimiento del proyecto (en tiempo, costo, calidad, etc.) y centramos nuestros esfuerzos en determinar estrategias para evitarlos, en lugar de pensar en cómo solucionarlos. Cuando ya son una realidad, nos volvemos proactivos y dejamos de ser reactivos, dejamos de lidiar con los problemas y evitar los bomberazos.
3.- Caso de Negocio
Las empresas no solo tienen que preocuparse por una correcta ejecución de sus proyectos en temas de tiempo y costo. Sus criterios deben ir más allá, para comprender si los objetivos de sus proyectos están alineados con la estrategia de la organización. En una perspectiva más amplia, los resultados de un proyecto podrían en ocasiones enfocarse más en el caso de negocio que en cualquier otro factor, tomando en cuenta sus efectos en el crecimiento de la compañía, su imagen, posicionamiento y evolución.
El análisis Pulse of the Profession del PMI menciona que una parte de la inversión en los proyectos se pierde debido a que algunos no están alineados con la estrategia organizacional.
Otro dato importante es que aquellas empresas que definieron estrategias capaces de responder a los cambios y dinámica de sus mercados fueron ejecutaron con mayor satisfacción sus proyectos (69 por ciento vs. 45 por ciento).
Las buenas prácticas y un mayor grado de madurez en la gestión de proyectos, les permiten a estas empresas contar con una ventaja competitiva sobre su competencia.
Sin embargo, la profesión de Dirección de Proyectos es relativamente joven y está en continuo cambio adaptándose también a los nuevos requisitos de gestión que demandan las empresas y los nuevos sectores económicos.
Te invito a que consultes nuestros servicios, enfocados en apoyar a las organizaciones e individuos para incrementar su desarrollo profesional en dirección de proyectos.