Por María José Valdez Martínez
Cofundadora 02X y Venture Studio Mexico
“De nada sirven las juntas, si no se da el tiempo necesario para trabajar en los acuerdos.”
¡Es hora de junta! ¿Otra vez? Junta sobre planeación semanal; después de tres horas, la conclusión fue todo menos la planeación semanal ¿Te ha pasado? Gastar constantemente demasiadas horas en juntas es uno de los principales motivos de ineficiencia en las empresas. Debido a nuestra cultura, los mexicanos solemos tener más este problema que en otros países.
Según un estudio de la firma Robert Half International, al menos un tercio de las reuniones afecta directamente la productividad en las organizaciones. El mismo estudio reveló que los empleados pasan al menos entre cuatro y seis horas semanales en juntas.
Uno de los problemas de esta enfermedad es que los ejecutivos quieren ponerse de acuerdo “para todo, con todos”, lo cual lleva a muchas discusiones innecesarias que consumen tiempo (que podría utilizarse en asuntos más relevantes), además de que provocan un desgaste en el equipo de trabajo.
Antes de convocar una reunión, debes pensar si en verdad necesitas la opinión de todos o puedes solucionarlo con una persona o dos en específico, o incluso tomar la decisión solo.
Si después de analizar la situación, crees necesario llevar a cabo una junta; debes contemplar lo siguiente:
- ¿Qué problema vamos a tratar? ¿Quién debe involucrarse? ¿Cuándo debe solucionarse?
- Elabora una orden del día con los puntos a tratar y con tiempo establecido (nombra a un moderador para no desviarse y respetar los tiempos).
- Identifica los problemas urgentes, los prioritarios y los importantes para que el equipo de trabajo sepa en cuáles enfocarse primero.
- Incorpora a las personas a las que les compete el tema, no todo el mundo se debe enterar de todo.
Algunos otros tips:
- Las juntas no deben durar más de 45 minutos (30 minutos es lo ideal).
- No deben tener más de tres puntos a tratar.
- No utilizar celulares (no pasa nada por media hora sin usarlos).
- Los últimos cinco minutos son para acuerdos y conclusiones.
- No improvisar temas.
- Si se acaba el tiempo y no se llega a una conclusión real, se puede programar una siguiente reunión.
Si dentro de tu estructura estás rodeado de personas con la capacidad de decidir y liderar equipos de trabajo, entonces no sufrirás de juntitis, ya que ante cualquier problema tomarán decisiones y consultarán únicamente lo necesario. Si como jefe no permites que tus gerentes tengan esta capacidad, entonces navegarás solo tomando todas las decisiones, desde las pequeñas hasta las más grandes, lo cual se convertirá en tu principal barrera de crecimiento.
De igual forma, si las áreas de tu empresa no están divididas de manera correcta, entonces estarás involucrando a todos los colaboradores en situaciones que probablemente no les competen. Si no tienes orden en esta parte, será complicado poder determinar quién debe tomar qué decisiones.
Debes estar alerta de que tu firma no sufra de juntitis, ya que se convierte en un vicio y una forma habitual de trabajar que afecta a la eficiencia. También debes evitar que cada reunión se convierta en una discusión, pelea o regaño; pues además de perder el tiempo, el equipo de trabajo se desmotiva y desgasta.