Llevar una contabilidad adecuada dentro de una empresa es clave para su crecimiento y expansión. Conocer información sobre los datos económicos para la toma de decisiones es fundamental para garantizar la estabilidad del negocio y su permanencia. De ahí también la importancia del área contable de una compañía.
De acuerdo con datos del INEGI, en su Encuesta Nacional Sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, el 18% de los establecimientos en México no realiza labores de contabilidad y el 21% utiliza una libreta o cuaderno para los asuntos contables.
Te compartimos algunas recomendaciones para mejorar el área contable de tu empresa, mejorar su gestión e incrementar sus posibilidades de crecimiento mediante el uso de un sistema de contabilidad integral y otras herramientas:
Incorpora un sistema punto de venta
Si tu negocio está asociado con el comercio o realiza ventas de mostrador, incorporar un Sistema Punto de Venta simplificará la gestión de cobros y facilitar el manejo de operaciones comerciales. Esto permite administrar las operaciones y tener mejor claridad de los cobros realizados.
Un software Punto de Venta es una herramienta práctica. Al capturar cada venta, el sistema se actualiza de forma automática para facilitar la contabilidad. Esto permite también conocer en todo momento las existencias, los ingresos, saldos y cuentas por cobrar mediante la centralización de los datos involucrados con todos las sucursales y su procesamiento en reportes.
Utiliza software especializado
Por fortuna, existen soluciones tecnológicas especializadas para facilitar las tareas contables al interior de las compañías. De modo que incorporar un sistema de contabilidad integral al área contable permite tener mayor control de movimientos y, a su vez, tomar decisiones informadas y responsables.
Aspel, empresa mexicana especializada en software administrativo, cuenta con Aspel COI, un programa de contabilidad en línea que facilita la gestión contable y permite ahorrar tiempo mediante la centralización de información, visualizaciones sencillas y rápidas, así como verificación en línea de los comprobantes fiscales.
Actualizarse de manera constante
Las disposiciones fiscales se modifican constantemente, por lo que es necesario que el departamento de contabilidad se mantenga actualizado en relación con las leyes vigentes, de tal forma que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones fiscales y evite sanciones innecesarias por descuidos o falta de actualización.
Contar con un software de contabilidad permite cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa y generar declaraciones automáticas. Además, la plataforma se actualiza de manera constante para poder gestionar la contabilidad, facturación y nómina, de acuerdo con las disposiciones fiscales aprobadas por el gobierno.
Revisa y mejora la gestión de los procesos contables
Una de las dificultades que suele presentarse en la gestión de procesos contables es la dificultad para integrar documentos o comprobantes relacionados con diversos departamentos, como Finanzas, Recursos humanos y administración, lo que podría generar errores o desfases en el registro contable.
Dado lo anterior, es importante revisar la gestión de los procesos y las áreas implicadas para identificar puntos de mejora. Involucrar sistemas de gestión o software administrativo, a la par de implementar un adecuado programa de comunicación interna, permite mejorar la integración de la información involucrada en los procesos, independientemente de su área.
Analiza tus cifras de forma periódica
El análisis de los estados financieros de una compañía es una herramienta que se basa en diversos indicadores para conocer de forma real su liquidez, rendimiento, rentabilidad, eficiencia y endeudamiento. De forma que sea posible evaluar su situación dentro de su sector para redireccionar la estrategia en caso necesario.
Otra de las ventajas de un software de contabilidad integral es que permite obtener reportes contables y financieros, lo que facilita la toma de decisiones racionales vinculadas con inversiones, financiamiento o planes de acción, que tengan que ver con el cumplimiento de los objetivos de la organización.
En conclusión, la digitalización de los procesos contables podría ser el punto de partida para la transformación digital de las compañías. Incorporar herramientas tecnológicas permite optimizar los resultados de la organización mediante la automatización de procesos rutinarios y minimizando errores.