Quien no se moderniza corre el riesgo de quedarse atrás. Los empresarios lo saben e intentan ir al ritmo de los avances tecnológicos. En esta época, no se puede concebir una compañía competitiva que rechace la innovación y mejora de sus procesos. Si se piensa así del ámbito privado, ¿por qué no del público?
Los cambios que el Poder Judicial del Estado de Aguascalientes está haciendo en su estructura organizacional podrían verse como un tipo de innovación. Con la llegada del nuevo sistema penal acusatorio y la justicia oral, ha adoptado parámetros similares a los de la iniciativa privada, los cuales le han permitido hacer más eficientes sus procesos.
El Poder Judicial realizó tres grandes transformaciones: organizacional, estratégica y cultural. Pero la principal puede resumirse en una sola frase: desahogar al juez de toda actividad administrativa para que se dedique únicamente a resolver casos. El juez se convirtió en el motor de cambio más importante del juzgado, se convirtió (si lo comparamos con una empresa) en un cliente.
Con la nueva estructura, los juzgados trabajan en equipo y tienen como base un manual de procesos. Antes, el juez debía coordinar a secretarios, notificadores y mecanógrafos. Ahora, esas labores se reparten entre el grupo de gestión judicial, conformado por un jefe de causa, uno de sala, uno de atención al público (dependiendo de qué tanta demanda exista), un notificador, un auxiliar y un encargado de soporte técnico para las audiencias.
El beneficio de agrupar y homologar a las oficinas judiciales es que hay más eficacia y eficiencia en sus actividades. Ya no se hace “lo que el juez dice”, sino lo que dicta el manual. Como consecuencia, las cargas de trabajo se reducen.
Aunque el esquema de la justicia oral se implementó hace poco en México, no es nuevo. Argentina, Colombia y España lo practicaron primero. Entre 2007 y 2010, comenzó a funcionar en algunos estados como Chihuahua y Baja California. Aguascalientes hizo el cambio hasta 2014, lo cual le ha permitido imitar las mejores prácticas de otras entidades y desechar las que no funcionan bien.
Pero, apegarse a un manual no es lo único que ha implementado el Poder Judicial. También, ha incluido el manejo de herramientas digitales. Por ejemplo, las carpetas judiciales ahora son digitales y cerca de 90 por ciento de las solicitudes que llegan a los juzgados por parte de la Fiscalía se envían por internet, ya no es necesario presentarlas personalmente como antes se hacía. Además, el número de documentos base (el cual llegó a ser de 250) se redujo a 50.
Cabe mencionar que el Poder Judicial de Aguascalientes obtuvo el primer lugar en acuerdos reparatorios y el segundo, en procedimiento abreviado. Esto permite el acceso a una justicia pronta y expedita para las partes y se combate la percepción de impunidad.
Con el nuevo sistema penal acusatorio, las mejoras en los procesos se reflejarán en una resolución de casos más rápida, pues los partidos judiciales recibirán, en promedio, 30 por ciento menos de expedientes. Esto se deberá a que más asuntos serán resueltos a través de mediación y conciliación, sin necesidad de llegar a juicios.
Apoyados por una empresa que realizó un simulador para conocer cuántas audiencias podrían llevar los juzgados de Aguascalientes, se encontró que los resultados serán favorables:
- El primer partido judicial (formado por los municipios de Aguascalientes y El Llano), el cual llevaba un promedio de 1,864 expedientes al año, reduciría su recepción a 559 carpetas digitales. Con esa carga de trabajo, podrían hacerse 14 audiencias diarias y solo 5 por ciento de las causas derivarían en un juicio oral.
- En el segundo partido judicial (el cual atiende al municipio de Calvillo), se podrían atender solo 30 carpetas digitales, tres veces menos que los 90 expedientes anuales atendidos con el sistema anterior. Se llevarían 177 audiencias por año y un juicio oral, por mucho.
El camino a la eficiencia no será fácil, pero el Poder Judicial se encuentra en marcha, apoyado por una visión empresarial y cambios estratégicos basados en una mejor organización.