Por María José Valdez Martínez
Cofundadora 02X y Venture Studio México
“La productividad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y el esfuerzo enfocado.”
Paul J. Meyer
¿Cuántas veces pasa un día de trabajo ajetreado en el que el tiempo avanzó demasiado rápido sin que pudieras terminar tus ocupaciones? ¿Cuántas veces pasa una semana o incluso un mes, y sientes que no has alcanzado ninguna de las metas que habías planeado lograr?
Muchas veces, durante la jornada, aparecen tareas urgentes que no te permiten realizar tus actividades de manera eficiente. Y a pesar de no haber dejado de trabajar e incluso laborar más de 12 horas, sacrificando tu vida personal, no logras alcanzar los objetivos propuestos.
Todos tienen formas diferentes de trabajar; pero puedes adoptar herramientas de productividad que te ayuden a optimizar tu desempeño.
Planear tu semana: Enlista todas las tareas que debes cumplir en tu semana por nivel de prioridad. Asígnale un horario específico a cada una para dedicarle el tiempo que requiere (te sugiero que sea un tiempo holgado), incluso puedes calendarizarlas. Te recomiendo dedicar la última hora de trabajo de tu semana a la elaboración de este listado; de esta manera, harás de tus lunes más productivos. Es necesario que tu lista esté visible en todo momento para que trabajes con base en ella.
Reuniones de trabajo productivas: Si vas a agendar reuniones en la semana, que éstas sean eficientes y productivas. Todas deben tener su orden del día y los resultados que se espera obtener de ellas. Agrega las reuniones a tu planeación semanal.
Manejo de tareas “urgentes” no previstas: Cuando llegue una tarea nueva no planeada, lo cual sucede todos los días, hay que ver la lista de actividades y ubicarla en ella según su prioridad. Date un minuto para analizar si verdaderamente es urgente o puede esperar. Tu listado es ajustable, ya que tienes que actualizarlo según surja algún imprevisto.
Delegar: Aprende a analizar tu lista con base a tiempos, ya que cuando planeas con anticipación puedes saber cuándo eres superado por el número de actividades y el tiempo que tienes para realizarlas; entonces, hay que identificar cuáles tareas puedes delegar. Trabaja en lo que realmente eres productivo, es decir, no desperdicies tu energía en algo que no necesariamente debes hacer tú.
Indicadores de desempeño: Las planeaciones semanales deben estar alineadas a indicadores de desempeño por puesto y área, en rangos de tiempo mensuales, trimestrales y anuales. Todo es un círculo virtuoso, el cual depende de la alineación de cada parte del equipo.
Aprender a equilibrar los tiempos: Normalmente cuando hay una lista de trabajo interminable, te sueles agobiar generando estrés y jornadas de horas excesivas; sin embargo, hay que aprender a identificar cuándo una actividad no es para hoy y puede esperar. Tu tiempo de descanso es importante para ser más productivo. Existirán días en los cuales las tareas sí son prioritarias y es necesario cumplirlas, por lo que habrá que trabajar horas extra; no obstante, debes cuidar no ser esclavo de ti mismo sin un motivo real. Todo esto se previene estableciendo tiempos y horarios con anticipación.
Eliminar distracciones: Evita tener abiertas páginas distractoras como redes sociales, blogs, noticias o cualquier otra que constantemente te quite la atención. Incluso podrías determinar tiempos breves para descansar, como 5 o 10 minutos, antes de iniciar la siguiente tarea. Si no te concentras en una sola actividad, es más probable que tus tiempos de cumplimiento se extiendan.
Positivismo: Ésta es la mejor herramienta para la productividad, ya que si no tienes buena actitud no podrás ser eficiente. Si tu día a día sólo te produce estrés y mal humor, probablemente debas pensar si estás en el lugar adecuado, ya que el principal límite de tu productividad es hacer algo que no te gusta.
Concéntrate en ser productivo y no en estar ocupado. En algunos momentos puedes pensar que necesitas más horas de trabajo; pero lo que requieres es trabajar con planeación y con la gente adecuada. Existen muchas herramientas tecnológicas que te pueden ayudar en esto, como Trello, Slack y Todoist; o simplemente toma papel y lápiz para empezar a hacer tu lista.