¿Cuántas veces se ha frustrado cuando celebra alguna junta y los participantes llegan a distintas horas? ¿Cómo se ha sentido, como cliente, cuando recibe un producto o servicio después de la fecha pactada sin ninguna explicación? ¿Ha pasado vergüenza al llegar tarde a un compromiso e interrumpir la dinámica del mismo? No cabe duda que la puntualidad es un hábito que vale la pena forjar para hacer negocios más productivos y eficientes.
A continuación, enumero algunos consejos que debe tener en cuenta para mejorar en este ámbito.
Establecer holgura. Para planear la entrega de un producto o servicio, tome en cuenta los tiempos de realización máximos de cada fase del proceso, así como un tiempo sobrante para que, aún con imprevistos, entregue en el momento oportuno. Negociar esto es una tarea difícil, pues los clientes buscarán protegerse y solicitarán, en ocasiones, condiciones difíciles de cumplir. Sin embargo, si les explica y justifica la duración de cada etapa, podrá llegar a un acuerdo.
Avisar de algún retraso. Si retrasarse es inevitable, avise al comprador con la mayor anticipación posible. No es conveniente aplicar el dicho de “es mejor pedir perdón que permiso”. Al exponer las razones por las cuales requiere de más tiempo, hace consciente al cliente de lo que puede esperar y puede disminuir la inconformidad.
Disculparse por dilaciones imprevistas. Si tiene alguna demora no prevista, comuníquela y pida disculpas. Asumir la responsabilidad de las circunstancias, incluso cuando le son ajenas, proyecta madurez, pues aunque no puede controlar todos los elementos, sí es responsable de administrar el riesgo y tener medidas de contingencia. En la medida en que acumule experiencia, podrá tener planes alternativos para hacer entregas oportunas más consistentemente.
Siempre tener un plan B. Incluso, por qué no, tenga un plan C. Para lograrlo, plantéese algunos escenarios: ¿qué pasaría si…? Al considerar las eventualidades más probables, podrá pensar en distintas formas de resolverlas y podrá proceder de forma correcta si se presentan.
Proponer enmiendas por entrega impuntual. Según la actividad que realice, puede ofrecer un descuento adicional, mayor flexibilidad a la hora de realizar ajustes o cambios, etcétera. Al ofrecer más valor, pone de manifiesto su falta y su deseo de enmendarla.
La próxima vez que se vea tentado a ser impuntual, recuerde que la puntualidad muestra aprecio por el tiempo de sus clientes. Como dicen: “el respeto al tiempo ajeno es la puntualidad”.