El Home Office ha flexibilizado la manera de laborar en las empresas. Puede ser que tus colaboradores estén trabajando de acuerdo a cómo sus otras obligaciones le permitan. Pero esto puede ser un riesgo que comprometería a tu compañía de manera irrevocable.
Si todos tus colaboradores trabajan en horarios distintos, es muy probable que estés recibiendo correos y llamadas durante todo el día o la noche, incluso en los fines de semana.
Esto no es nada saludable, el tiempo de inactividad (tuyo y de tus empleados) es necesario para el manejo del estrés dentro de la compañía. De arraigarse estas prácticas, pronto convertirás a tu empresa en un lugar desagradable para trabajar y tus colaboradores considerarán nuevas ofertas de trabajo.
La clave está en definir un “Horario de Comunicación” (HC) dentro de tu horas de trabajo habitual, por ejemplo de 8:00 – 16:30 hrs. Fuera de este tiempo, los colaboradores habrán de aprender a utilizar el “modo no molestar”, al igual que programar sus mensajes y correos electrónicos dentro del HC.
Aquí te explicamos cómo incrementar las posibilidades de éxito en esta estrategia.
Abordar los problemas de frente
Es necesario aclarar categóricamente y de manera constante que el tiempo de descanso es fundamental para la producción dentro de la compañía. Para ello, se puede delegar a un grupo que procure mantener al equipo unido mediante videos o mensajes del CEO durante los horarios de comunicación. La dirección podría comunicar algo como esto:
“El tiempo de inactividad es fundamental para la nosotros, por eso le pedimos que vigilen que sus horas de trabajo no sobrepasen las 40 horas a la semana. Dependiendo de su servicio puede haber momentos en los que se requieren horas extras, pero les alentamos a equilibrar sus jornadas más intensos con algunas más ligeras”.
Dar a conocer las pautas para la comunicación
De acuerdo al motivo y gravedad de las situaciones, se deben determinar los canales que serán usados para comunicarse de acuerdo al HC. Puedes publicarlo de la siguiente manera.
| Tipo de comunicación | Durante el HC | Fuera del HC |
| Solicitudes de rutina, intercambio de información | No usar, o programar envío en HC | |
| Herramientas de comunicación interna (WhatsApp, Microsoft Teams, etc.) | Comunicación relacionada con el proyecto, socialización | Configuración para “no molestar” fuera del HC |
| Teléfono / Videollamadas | Capital humano, reuniones, temas delicados o complejos. | Sólo asuntos urgentes e impostergables |
Las cuestiones urgentes que surjan fuera del HC, tendrían que ser sólo por llamada telefónica, nunca por email. El mero acto de tener que llamar suele ser suficiente para que el remitente haga una pausa y piense: «¿Realmente necesito a esta persona ahora, o puede esperar?«.
La mejor estrategia es tu testimonio
Como directivo o supervisor de un área dentro de la empresa, es necesario que comprendas y acates de la mejor manera las disposiciones que acuerdes con tus colaboradores, de lo contrario cualquier política que promuevas mermará la confianza en tu equipo.
Si por alguna razón urgente tú o alguien de tu equipo necesita irrumpir en el tiempo de inactividad de los empleados, es necesario que reconozcan y recompensan su esfuerzo extra. Siempre tendrán que agradecer su disponibilidad, o bien reiterarle la importancia de dicha labor dentro de la compañía.
Aunque el Home Office se ha tenido que realizar con poca planeación, es importante que prestes atención a las características y consecuencias de la nueva realidad.
Si no procuras el equilibrio entre vida y trabajo para tus colaboradores, podrás tener problemas podrán extenderse de manera indefinida en tu empresa. Aún es tiempo, no esperes a que la situación empeore.
– Con información de Harvard Business Review
