¿Cuántas veces nos hemos encontrado en el trabajo con múltiples tareas pendientes que debemos realizar lo más pronto posible? A veces, pudiera parecer que todo urge, todo es para ayer, todo es prioridad. Por eso, existen estrategias que podemos utilizar para establecer orden en el caos y ser más productivos. Veamos algunas de ellas.
En primera instancia, recomiendo clasificar los pendientes por su orden de importancia y urgencia. De esta forma, tendremos actividades importantes y urgentes, importantes y no urgentes, no importantes y urgentes, y no importantes y no urgentes. Una vez que contemos con esto, conviene atacar primero las importantes y urgentes. Además, hay que hacer un esfuerzo para distinguir las importantes y no urgentes, procurando que con el tiempo la mayor parte de nuestros pendientes sea de esta categoría. Esto nos permitirá atenderlos con mayor calma y planeación.
Una vez realizado el paso anterior, podemos determinar qué tareas haremos personalmente y cuáles delegaremos. A las que nos dedicaremos nosotros, hay que comenzarlas a realizar, y a las que delegaremos habrá que determinar quiénes son los más adecuados para llevarlas a cabo y cuánto tiempo tendrán para finalizarlas. Asimismo, se deberá definir la periodicidad con la cual se dará seguimiento al trabajo delegado hasta que este llegue a su término.
Ya que tenemos este sistema de clasificación, control y seguimiento, notaremos que el caos inicial irá menguando; observaremos cómo nuestro clima laboral se hace más manejable y hasta agradable.
Ocasionalmente, se nos presentarán los pendientes caóticos; pero si hacemos las cosas bien, podremos ir reduciendo su incidencia, transformándolos en la excepción y no en la regla.
Una posible limitante para poder llevar a cabo este sistema de control es que algunas personas se hacen adictas a la adrenalina producida por el caos. Así pues, se acostumbran a trabajar con prisa, con estrés, con la emoción de terminar actividades contrarreloj; sin embargo, desempeñarse de esta manera empieza a agotar las reservas físicas, emocionales y mentales, algo que tarde o temprano nos pasa la factura.
Para romper esta inercia, conviene ir realizando gradualmente la clasificación de nuestros pendientes, y es que el caos se va reduciendo con control, el control nos hace más productivos y esto nos otorga mayores satisfacciones.