Cada determinado tiempo, las organizaciones de diferentes índoles realizan lo que se conoce como planeación o planificación estratégica, la cual les permite definir aspectos importantes para su óptimo desarrollo y el cumplimiento de metas. Este conjunto de prácticas es un recurso clave para impulsar el crecimiento empresarial a corto, mediano y largo plazo.
La planeación estratégica se entiende como un proceso sistemático de implementación de planes para obtener objetivos y resultados deseados. Si bien estos aspectos se enfocan en la obtención de resultados, otro punto relevante para llegar a ellos radica en la ejecución de dicha planificación.
El Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) señala que en México se contabilizan 4.9 millones de empresas. El «Estudio sobre la Demografía de los Negocios 2021» (EDN) indica que, en dicho año, más de un millón de establecimientos cerraron sus puertas en las siguientes proporciones:
- Servicios privados no financieros: 38.16%
- Comercio: 29.88%
- Manufacturas: 25.69%
Por otro lado, la Asociación de Emprendedores de México afirma que el 68% de las personas que han tenido un negocio en el país fracasa. Las principales causas son:
- Falta de conocimiento en el mercado
- Mala administración del negocio
- Problemas con los socios
- Falta de capital de trabajo
- Problemas para conseguir financiamiento
Rumbo a un año retador
Dentro de los escenarios que deberán afrontar las compañías el próximo año se encuentra el creciente fenómeno de inflación en el país, pues en los pasados meses se han dado las mayores alzas en las últimas décadas. El Banco de México prevé que este 2022 la inflación cerrará en 7.5%.
Para 2023, el banco calcula que retrocederá a 6.5% en los primeros tres meses y se ubicará en 4.4% para el periodo abril-junio. Hasta el tercer trimestre del año se regresaría a su rango objetivo, según Banxico.
En cuanto al crecimiento económico, este año disminuyó de 6.1% a 3.2%. Para 2023, se espera que la política monetaria desinflacionaria comience a hacer efecto, además que el crecimiento del producto mundial sea de tan sólo 2.9%, según el Fondo Monetario Internacional (FMI).
En este sentido, Líder Empresarial, en colaboración con PricewaterhouseCoopers (PwC) México, ofrece la siguiente guía básica para lograr una planeación estratégica en las MiPyMEs, con el objetivo de otorgar a las compañías los aspectos necesarios para su correcta implementación.
Guía básica para una planeación estratégica
Juan Valero, socio líder de Strategy& en PwC México, establece que el insumo principal de cualquier proceso de planeación de este tipo es la estrategia de negocio de largo plazo (tres a cinco años). Este plan de negocio representa el “norte” para la elaboración de los planes anuales. Todas las acciones contenidas en estos últimos deben ayudar a lograr los objetivos a largo plazo contenidos en la estrategia de negocio.
El otro insumo clave es un proceso robusto de seguimiento, con revisiones periódicas (mensuales) y reportes que permitan, no sólo conocer el avance respecto de las metas, sino también las causas detrás del desempeño.
La planeación estratégica juega un rol esencial en la empresa, ya que funciona como engranaje de los planes de las áreas internas. El responsable de cada área debe conocer esta herramienta, los objetivos anuales generales y de su área, así como las acciones que corresponden a su departamento para que la organización en su conjunto cumpla con el plan estratégico.
El responsable último del plan estratégico es el director general; sin embargo, esta labor se desdobla en responsabilidades específicas de las diferentes áreas, según se detalla a continuación:
- Finanzas: Asegura que la empresa tendrá la liquidez necesaria para hacer frente a las necesidades de financiamiento de los planes estratégicos. Adicionalmente, genera los reportes de seguimiento.
- Operaciones: Se encarga de que se cuente con la capacidad de producción y suministro suficiente para alcanzar los objetivos; es decir: que se cuente con los productos y servicios que la empresa vende, en los tiempos requeridos y al costo mínimo posible.
- Comercial: Garantiza la base de clientes necesaria y el equipo de ventas suficiente que genere los ingresos para alcanzar las metas.
- Planificación: Probablemente no presente en todas las empresas por el tamaño y necesidades, juega un rol de coordinación de actividades para seguir el plan.
Los KPI´s y cómo establecerlos
Los KPI (Key Performance Indicator en inglés) son fundamentales para dar seguimiento a la ejecución del plan estratégico. Los también llamados indicadores de desempeño varían según el tipo de industria. Cada área de la organización debe contar con KPIs específicos, que midan su desempeño:
- Marketing: Tiene KPIs que miden el posicionamiento de marca, el crecimiento de ingresos, así como la rentabilidad de los diferentes productos y servicios.
- Ventas: Cuenta con KPIs que mensuran el crecimiento de las ventas (volumen), de los ingresos, así como de la cantidad y calidad de los clientes.
- Operaciones: Posee KPIs que cuantifican los costos de producción, los niveles de servicio (producción en tiempo y forma), los niveles de merma, entre otros.
- Finanzas: Tiene KPIs que miden el costo de financiamiento y los niveles de liquidez de las empresas.
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La importancia del seguimiento en la planificación
PwC indica que el éxito de una buena planificación estratégica radica también en un seguimiento puntual; no sólo se debe ir más allá de la generación de reportes, sino que también se requiere de un análisis.
Juan Valero comenta que las empresas pueden utilizar muchas herramientas para dar correcto seguimiento a su planificación. Estas pueden ir desde las más sencillas, como un documento de Excel, hasta sistemas más sofisticados. Destaca lo siguiente:
- Se recomienda realizar una revisión del plan y sus resultados una vez al mes o, al menos, cada tres. Este periodo depende del tipo y rango de la compañía.
- Es muy importante que el plan contenga los KPIs que se analizan durante el año.
- En cada revisión mensual o trimestral se deben llevar los reportes de cómo van los indicadores. Un efectivo seguimiento a un plan anual necesita, además de los indicadores financieros (ingresos, costos, utilidad, etc.), también revisar los operativos.
- La información que se presenta en las revisiones debe ser lo más confiable y certera posible.
“El mensaje que yo quisiera transmitir a las MiPyMEs es que no esperen a tener un sistema muy sofisticado para hacer su planeación estratégica. Lo importante es que tengan una estrategia de largo plazo, un proceso para la elaboración de los planes anuales y un calendario de reuniones periódicas para dar seguimiento y tomar las decisiones necesarias”, comenta el experto.
¿Cuál es el mejor mes para realizar una planeación estratégica?
El proceso de planificación estratégica dentro de las empresas empieza en el último trimestre del año. Si bien cada vez más compañías lo empiezan antes, es recomendable no hacerlo demasiado pronto —ya que podría faltar información del año corriente—. PwC sugiere comenzar a elaborar los planes en septiembre, para en octubre tener la confirmación del plan anual.
A partir de dicho mes, las diferentes áreas de las empresas empiezan a preparar la ejecución del plan. Así, al empezar el año, cada responsable tendrá los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la planeación.
“Comienza el primero de enero y se ejecuta durante todo el año. Considerando todo esto, la recomendación es que, por lo menos cada trimestre (pero idealmente cada mes), las empresas hagan una revisión del desempeño con relación al plan estratégico y que tomen decisiones oportunas en función a dicho desempeño”, puntualiza.
¿Cómo saber si la empresa necesita asesoría externa?
Valero apunta que con frecuencia las empresas solicitan apoyo de firmas de consultoría para el desarrollo de sus estrategias. Dichas firmas retan el pensamiento de los propios ejecutivos, aportan conocimiento sobre tendencias relevantes de mercado y contribuyen con ideas para que las empresas crezcan.
De esta forma, sustenta que la asesoría externa puede ser necesaria en los casos donde el equipo ejecutivo está demasiado enfocado en la operación. Por lo tanto, surgirán beneficios gracias a la información y puntos de vista diferentes.
Factores que pueden impactar el desarrollo exitoso de la planeación
En un contexto cambiante, es necesario tener presentes aquellas variables externas e internas que influyen en los resultados planteados en la planeación estratégica.
Una de ellas son las tendencias globales. Si bien el impacto puede ser a mediano o largo plazo dependiendo del rubro (por ejemplo, tecnológico), destinar un porcentaje del presupuesto para fortalecer el departamento de IT ayudará a minimizar los costos derivados de estos cambios.
Por otro lado, para el corto plazo o de forma más inmediata, factores como cambios en la regulación, la entrada de nuevos competidores o jugadores al mercado, así como las prioridades de la empresa, también podrían generar ajustes en las prioridades de la planeación.
“A medida que las empresas analizan el desempeño de sus resultados y la viabilidad para concretar sus metas, la identificación de causas —internas y externas— que están impidiendo el avance, así como el diseño de mecanismos de premiación que motiven a los ejecutivos y empleados a concretarlas, serán el motor que lleve a las empresas a alcanzar lo proyectado”, concluye.