Por Xicoténcatl Morales Hurtado, Director de Grupo Gavata
La planificación es más que una herramienta, se ha vuelto el recurso por excelencia para programar gastos e inversiones y establecer en buena medida qué debe hacer una empresa para que su dinero, materiales, espacio y tiempo rindan el máximo potencial.
En empresas grandes o pequeñas la planificación es la diferencia entre éxito y fracaso. Prescindir de un esquema de planificación es sumamente riesgoso y a la larga resulta más incómodo que tener uno (aunque fracase) que no contar con ningún tipo de proyección medianamente organizada.
Esto es así porque la planificación establece una distancia entre un objetivo que perseguimos y las medidas que usaremos para lograrlo. Proyectar ingresos o egresos es apenas una de las tantas cosas que se establecen en una planificación, otras igual de importantes son: análisis de situación, planes de acción financiera o impulso económico, organizar información para la toma de decisiones, coordinación y control del espectro administrativo, entre otras.
El diagrama de Ishikawa o de «espina de pescado»
En el mundo de las organizaciones tenemos muchos modelos para realizar planificaciones. Hoy analizaremos una variante para ponerla al alcance de los lectores, se trata del modelo de Ishikawa que, en términos generales, se usa para analizar la relación entre un efecto (casi siempre un problema o escenario riesgoso) y todas las posibles causas que lo ocasionan. También denominado diagrama de “espina de pescado”, esta herramienta tiene el siguiente aspecto:
El uso tradicional de este modelo se aplica para obtener la mayor información posible de un evento conflictivo que se pretende resolver enlistando los factores que lo originan; elementos, dicho sea de paso, que pueden tener un origen multifactorial: de tipo técnico, financiero, humano, cultural, administrativo, social, directivo, etcétera.
Bien aplicado, este modelo apunta a tener claros los antecedentes de un asunto que se trata de solucionar desde su origen (ordenando paralelamente el conjunto de estrategias con miras a remediarlo de forma sistemática), sin dejar cabos sueltos que lo hagan regresar a la empresa una y otra vez.
Comienza por el final y traza un camino hacia atrás
En Grupo Gavata hemos ensayado una variante alternativa que puede ser usada para establecer una planificación estilo Ishikawa. Cuando decimos “alternativa” no tratamos de expresar que su uso debe ser contrapuesto o alterado, sino con fines prospectivos y no necesariamente causales (como se usa regularmente).
La forma de trabajar esta variante alternativa del modelo de Ishikawa es muy sencilla. Tomando en cuenta el esquema propuesto líneas arriba formulamos estos pasos:
- Sitúate en la parte derecha de tu planificador para el 2021 (no importa cuál uses: una pizarra, una plantilla digital, un organizador gráfico o una libreta personal) y anota con toda claridad qué objetivo(s) perseguirás este 2021 con total enfoque y determinación: mayores ventas, cambio en tu modelo de gestión, ampliar tu oferta de servicios, renovar tu visión o misión, generar alianzas, etc. En el lugar donde tradicionalmente el modelo de Ishikawa sitúa un problema debes plasmar la meta que le dará sentido y soporte a una actividad específica dentro de tu firma.
- Siguiendo el diseño, traza al menos seis tareas y estrategias que usarás para llegar a ese objetivo insertándolas a la línea central de tu esquema. No temas enlistar cosas que no has experimentado, pero sé realista para que su seguimiento sea efectivo. En la posición que el modelo de Ishikawa sitúa las causas de un problema deberás profundizar en actividades claras, factibles y sensatas que te servirán para delinear un camino a la meta que buscas.
- Recuerda que en este proceso puedes y debes involucrar a los miembros de tu firma que participan generalmente en las decisiones estratégicas. El efecto multiplicador que se obtiene de la retroalimentación del diseño base siempre ayuda a detonar nuevas ideas, añadir otras que no se habían contemplado en un primer momento y establecer una guía palpable para iniciar un siguiente ciclo con la mayor dirección posible.
A manera de conclusión. Todos estamos experimentando indecisión en estos días. El cierre del 2020 ha sido caótico. Las autoridades sanitarias advierten que será hasta marzo del próximo año cuando veamos un cambio más positivo a la situación que la segunda ola de pandemia ha traído. Permanecer tranquilos, orientados en metas realizables y encauzados por modelos como el que aquí se plasma hará que tu negocio pueda lograr el repunte que buscas darle.