Las reuniones laborales son una pieza fundamental para el desarrollo y comunicación de una empresa. Aunque en ocasiones se agendan más de las que realmente se necesitan -con la pérdida de tiempo que supone-, es cierto que la solución no pasa tan sólo por tratar de reducir el número de juntas por semana, sino lograr que sean más productivas.
¿Qué pasaría si los equipos de trabajo pudieran utilizar algunas de las mismas técnicas que usan gigantes como Facebook o Apple para optimizar la forma en que laboran? Después de todo, son algunas de las empresas más grandes e innovadoras del mundo, así que no está de más ver cómo son sus prácticas para optimizar reuniones y así tener mejores resultados, empleados más productivos y juntas realmente útiles.
Así es como algunas de las empresas más exitosas y vanguardistas realizan sus reuniones laborales:
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En el 2011, Larry Page se convirtió en CEO de Google por segunda vez. Lo primero que hizo al llegar al cargo fue enviar un correo a toda la empresa explicando cómo planeaba tener juntas más efectivas.
Una de sus reglas clave fue asignar a un tomador de decisiones. Esta persona sería responsable de dirigir toda la junta y llegar así a una conclusión. Y si la reunión no requería de una decisión, entonces no había necesidad de hacerla.
Amazon
El CEO y fundador de Amazon, Jeff Bezos, tiene una de las prácticas más famosas en cuanto a las reuniones se refiere: la regla de las dos pizzas. Esto quiere decir que las reuniones deben ser lo suficientemente pequeñas como para alimentar a los invitados con dos pizzas, y si éstas no alcanzan, es porque hay demasiadas personas. Esto garantiza una colaboración fácil y un pensamiento grupal más dinámico.
Además, Amazon comienza las reuniones del personal con 30 minutos de lectura silenciosa. Ésta se basa en una nota de seis páginas que es tan exhaustiva que la mayoría de los empleados no necesitan hacer preguntas después, reduciendo el tiempo de las juntas y obligando a los presentadores a profundizar más en los datos.
Apple
El autor de la biografía de Steve Jobs, Walter Isaacson, escribió que «Jobs odiaba las presentaciones formales, pero le encantaban las reuniones cara a cara.” Todos los miércoles tenía una reunión sin agenda con su equipo de marketing y publicidad, pero Steve prohibió las diapositivas para que su equipo debatiera apasionadamente y pensara críticamente, todo sin apoyarse en la tecnología.
Con dos reglas muy sencillas, Mark Zuckerberg ha hecho que las reuniones en Facebook arrojen más resultados y se vuelvan más productivas. Enviar los materiales relevantes por adelantado a los invitados y establecer una meta u objetivo al comienzo de cada reunión, puede cambiar radicalmente una junta.
Si los gerentes quieren discutir datos que no son necesarios discutir frente a frente, Zuckerberg está a favor de enviarlos por correo y que el equipo se ponga al día a su propio ritmo.
Con información de Kokatu