A medida que el COVID-19 se extiende por todo el mundo, más y más personas comienzan a trabajar desde casa. Ante este nuevo escenario es crucial tomar medidas para evitar la falta de comunicación y malinterpretación de los mensajes en nuestro equipo laboral virtual.
Al comunicarnos mediante herramientas digitales normalmente surge la inquietud sobre si estamos transmitiendo lo que realmente queremos decir: ¿Cómo evitar enviar un mensaje agresivo pasivo? ¿Cuándo es pertinente enviar un correo electrónico? ¿Fuiste demasiado lejos al agregar ese signo de exclamación?
Ante estas interrogantes, Harvard Business Review lanzó una serie de consejos en los que invita a evitar o tomar ciertas conductas al trabajar de forma virtual:
1. Agregue emojis (pero procede con precaución).
Los emojis pueden ayudarnos a expresar el tono, el significado y las señales emocionales. Si por ejemplo, Liz agrega un guiño de cara con lengua a su mensaje de texto: «¡No llegues tarde!» su compañero de trabajo entenderá que está bromeando, sin embargo una gran cantidad de emojis, especialmente cuando no conoces bien a la otra persona, puede socavar tu profesionalismo.
Es mejor esperar hasta tener una idea de cómo la otra persona responderá a tus emojis antes de enviar una gran cantidad. Como regla general, un emoji por correo electrónico o whatsapp será bien visto, a menos que sea la primera vez que te estés comunicando con esta persona, en cuyo caso, es mejor dejarlos fuera.
2. Corrige errores tipográficos antes de enviar un mensaje.
Es necesario que te percates de que los errores tipográficos revelan tu estado de ánimo o la situación en la que te encontrabas al enviar el mensaje, como si estás apurado o si transmites un exceso de autoridad que evidencia tu falta de preocupación por esos detalles.
El investigador Andrew Brodsky describe los errores tipográficos como amplificadores emocionales: si Mollie le envía a Liz un correo electrónico enojado lleno de errores tipográficos, Liz imaginará a Mollie martillando ese correo electrónico con una ira ciega y percibirá el mensaje como realmente enojado.
Incluso si tienes prisa, es mejor pasar esos dos minutos adicionales revisando tu trabajo, o mejor aún, leerlo en voz alta para detectar cualquier error que salte rápidamente al leerlo.
3. Corrige emocionalmente tus mensajes.
Los errores tipográficos no son lo único por lo que debes corregir tus mensajes. Brian Fetherstonhaugh, director mundial de talentos en The Ogilvy Group, describe que con frecuencia les pregunta a los empleados si alguna vez han resuelto un problema emocional por correo electrónico, la respuesta es inevitablemente no. Pero cuando le pregunta al mismo grupo si alguna vez han tenido un problema de este tipo por correo electrónico, «todos levantan la mano».
Siempre vuelve a leer lo que has escrito antes de presionar enviar, así te asegurarás que su mensaje sea claro y transmita el tono deseado. Por ejemplo, enviar «Hablemos» en lugar de decir: «estas son buenas sugerencias, discutamos cómo trabajarlas en el borrador» hará que el destinatario se sienta innecesariamente ansioso.
4. Los signos de puntuación importan
Responder «Ok». con un punto puede parecer más negativo que «Ok» sin un punto. Incluir un punto agrega una finalidad a tu declaración y aumenta la emoción negativa.
Un punto puede comunicar: «esta conversación ha terminado» en lugar de «bien, claro, estamos de acuerdo». A medida de que conozcas a alguien, presta atención a su estilo de puntuación, puedes descubrir que hay personas con las que trabajas que siempre agregan puntos después de la palabra OK, y esto ya no supondrá mala interpretación alguna.
5. Usa más canales de comunicación al conocer a alguien
Es más probable que se interprete la ambigüedad como negativa al enviar un mensaje de texto o correo electrónico con personas que no conozcas bien o con colegas de mayor rango. Digamos que Liz envía un correo electrónico a Mollie, a quien conoce muy bien: «su correo electrónico al editor podría haber sido mejor». Mollie tomará el correo electrónico al pie de la letra, pero si Mollie recibe el mismo correo electrónico de su jefe o de un nuevo compañero de trabajo, puede sentirse ansiosa y pensar que su correo electrónico fue tan notorio que nunca más se le permitirá enviar algo a un editor.
Ante esta situación, usar la videoconferencia cuando comienzas a trabajar con alguien nuevo puede ayudar a generar confianza. En general, ver las expresiones faciales de cada uno le permitirá leer mejor entre líneas, conversar y desarrollar relaciones genuinas, una vez conociendo a la persona, es posible usar el correo electrónico con más frecuencia.
6. Predeterminado a video en general, cuando puedes.
En Trello, la compañía de software de gestión de proyectos, si solo una persona del equipo trabaja de forma remota, es necesario que todo el grupo entre en una videollamada; esto asegura que todos se sientan incluidos y hace que sea menos probable que se pierda información.
Algunos estudios han demostrado que alrededor del 65% de la comunicación es no verbal. Cuando no estás en una videoconferencia, te estás perdiendo las señales emocionales que provienen de la expresión facial y el lenguaje corporal. Reconocemos que una videollamada no siempre será posible, pero es mejor convertirla en un hábito común.
7. Comunica tu nivel de urgencia en Slack.
Slack es una herramienta de comunicación interna que utilizan algunas compañías. La plataforma se caracteriza por su tono informal y su interfaz amigable que permite enviar mensajes de manera fácil y rápida sin tener que poner demasiada atención a la estructura.
Si tu compañía utiliza Slack pon un poco más de atención al tono que transmiten tus mensajes, por ejemplo, estás a solo un mensaje de distancia de preguntarle a alguien: «¿puedes echarle un vistazo rápido?» o «¿podría agregar tus ideas a este documento?», sin embargo, al enviar estos mensajes, estás dejando de poner atención en la otra persona.
La naturaleza en tiempo real de Slack significa que tus compañeros interpretan tus solicitudes como urgentes y sienten que necesitan responder de inmediato, es por eso que antes de enviar una solicitud que tomará tiempo, pregunta: «¿es este un buen momento?» si no necesitas una respuesta de inmediato, enfatiza: «no hay prisa, pero ¿podrías ayudarme con esto cuando tengas la oportunidad?» , y si alguien tiene activado el modo «no molestar», respétalo.
8. No hay prisa para calmar tus emociones
Si un correo electrónico te pone furioso, ansioso o eufórico, espera hasta el día siguiente para responder. Aún mejor, habla cara a cara cuando te hayas calmado. Una vez que te hayas calmado, podrás articular mejor tus emociones y las necesidades detrás de ellas, en lugar de solo tus reacciones inmediatas.
Cuando respondas a ese mensaje que te puso furioso, vuelve a leer tu borrador a través de los ojos de la otra persona, puede ser más fácil imaginar cómo interpretará tu lector ese correo si primero lo envías a ti mismo.
Sugerencia adicional: siempre deja el campo «para:» en blanco hasta que estés listo para presionar enviar.
9. Evita el correo electrónico para solicitudes sencillas
Una solicitud en persona es más de treinta veces más exitosa que una enviada por correo electrónico. La investigación muestra que las personas ven las solicitudes de correo como poco confiables y no urgentes.
10. No envíes correos o mensajes fuera de horario si no es urgente
Ten en cuenta que aunque en estos mensajes fuera de horario escribas: «no lea / responde a esto hasta mañana / lunes», es probable que tu lector piense en ello todo el fin de semana (e incluso pueda sentir presión para responder de inmediato).
Intenta guardar el mensaje en tu carpeta de borradores o prográmalo para que se envíe más tarde.
Recuerda que las malinterpretaciones en la comunicación digital ocurren porque no tenemos acceso a las señales no verbales, como el tono de voz, el lenguaje corporal y las expresiones faciales, que nos dan un valioso contexto emocional al hablar en persona, por lo tanto, estos consejos pueden ser de gran ayuda, pero ten en cuenta que la solución más confiable es levantar el teléfono o iniciar una videollamada.
Con información de Harvard Business Review
MOG