TIPS EMPRESARIALES
El departamento de recursos humanos y su relación con el desarrollo tecnológico en las empresas
 

Manuel Villalpando Villalpando
Director General, Techno Consulting
manuel_villalpando@v2technoconsulting.com

Uno de los principales objetivos de implementar herramientas o desarrollos tecnológicos en las empresas consiste en incrementar la efectividad y eficiencia en la operación de las mismas, con miras a traducir esto en mayor competitividad y rentabilidad. Una fuente valiosa de información y de orientación para determinar las soluciones tecnológicas más eficaces, consiste en estudiar las necesidades implícitas o explícitas de los recursos humanos de la empresa. Siendo el departamento de Recursos Humanos (o el rol de recursos humanos desempeñado por una persona clave de la empresa), el responsable de reclutar, compensar, evaluar, administrar, promover, entrenar y planear el recurso humano empresarial, podemos pensar que existe una estrecha relación entre las actividades de la gente y, las oportunidades para llevar a cabo mejoras bien enfocadas para optimizar el desarrollo de dichas actividades, ya sea a través de la asimilación de nuevos conocimientos de orden tecnológico o bien, mediante la adaptación o desarrollo de soluciones o herramientas tecnológicas.

Así pues, a continuación detallo algunas relaciones relevantes entre el rol del departamento de recursos humanos y oportunidades de mejora tecnológica ya sea de conocimientos, sistemas o infraestructura tecnológica, en las empresas:

Capacitación

Las necesidades de capacitación tecnológica en las empresas pueden ser evidentes o estar encubiertas. Un ejemplo de una necesidad evidente podría ser requerir hacer un uso eficiente de un sistema o herramienta tecnológica ya existente en la empresa pero, cuyo potencial aún no ha sido explotado y por tanto afecta directamente la productividad de la empresa; esto debido a que el recurso humano empresarial no está debidamente capacitado para utilizar la herramienta tecnológica. Ejemplo de una necesidad encubierta o de mayor reto para detectar, podría ser el uso de herramientas de software de uso comercial y cotidiano, pero cuyo uso se realiza en forma limitada por el escaso conocimiento relativo al mismo, impactando en forma silenciosa la productividad y uso eficiente del tiempo del personal, resultando en un mayor consumo de tiempo para la elaboración de tareas habituales o bien, requiriendo un mayor número de personas para atender la carga de trabajo de la empresa. El departamento de recursos humanos si está debidamente en sintonía con las labores, desempeño y clima laboral en la organización, puede detectar necesidades de este tipo y proponer soluciones de capacitación bien enfocadas que permitan desahogar a la gente, haciéndola más productiva, eficaz y satisfecha en el logro de sus tareas. Además, al hacer más eficiente las labores del personal, es posible ubicar estratégicamente a los recursos humanos existentes en labores o áreas en donde mejor se aprovechen sus capacidades o su tiempo.

Necesidades de herramientas tecnológicas derivadas de evaluaciones de desempeño

Al ser la evaluación de desempeño una de las labores del departamento de recursos humanos, puede ser un vínculo valioso entre la alta dirección y los trabajadores para detectar situaciones en donde los elementos de la empresa de suyo son capaces, sin embargo su productividad se ve disminuida dado que no cuentan con las herramientas tecnológicas adecuadas para realizar su labor. Esto se puede reflejar en tareas llevadas a cabo bajo procesos bien estructurados, pero, por la mecánica de ejecución y la falta de herramientas tecnológicas, el proceso de elaboración es lento e ineficiente. Un ejemplo de esto puede ser un proceso repetitivo de elaboración de reportes para la alta dirección, en donde periódicamente se tiene que analizar información, conjuntarla, darle un formato sintético, ejecutivo y tener disponible para fechas de reuniones claves del consejo empresarial para la toma oportuna de decisiones estratégicas. Cada mes se repite la labor, consumiendo más tiempo de lo necesario, siendo que es posible que el departamento de recursos humanos detecte esto como un área de oportunidad y considere, mediante el apoyo del área tecnológica de su empresa o de forma externa, implementar una herramienta tecnológica apropiada que automatice el proceso y le otorgue mayor rapidez, confiabilidad y disponibilidad a la información requerida.

Diagnósticos

A menudo la alta dirección requiere “tomar el pulso” mediante un diagnóstico de la organización para utilizar esta información como fundamento para la planeación estratégica de la empresa. El departamento de recursos humanos si implementa los mecanismos adecuados para tener un contacto de confianza mutua con la gente, permitiría ser un vínculo importante para obtener esta valiosa información y, podrá detectar áreas de oportunidad para la mejora tecnológica en las empresas mediante un conocimiento preciso de las necesidades del personal en relación a poder desempeñar su labor de manera más eficiente. Quizá las necesidades como tales no arrojen para el departamento de recursos humanos una respuesta inmediata, pero con un adecuado apoyo tecnológico, ya sea interno o externo a la empresa y la visión de la alta dirección de la empresa, se pueden dilucidar los mejores mecanismos de implantación de soluciones tecnológicas.

Controles de personal

Por último y, desde luego no menos importante, están los controles de personal, función elemental del departamento de recursos humanos si se desea contratar y retener al personal adecuado, así como administrar, optimizar y medir el rendimiento del mismo en forma justa. Típicamente se habla de tres controles de personal:

-Control de la contratación de personal.
-Control por resultados.
-Control por acción.

Los tres se utilizan en distintos tiempos y proporciones para asegurar que el recurso humano que ingresa a las empresas sea confiable, eficaz, eficiente y productivo. ¿Cómo utilizar la tecnología para estos casos? Antes que nada, se debe contar con un proceso de selección de personal robusto y utilizar herramientas tecnológicas para automatizar y eficientar el proceso, permitiendo así filtrar, procesar y ponderar mejor los rasgos que constituyen el perfil idóneo del personal sujeto a ser contratado, de acuerdo a los criterios de selección y, contar así con una evaluación objetiva del mismo. Esto, aunado a la percepción y evaluación subjetiva por parte de los directivos y personal pertinente que tiene contacto con el personal susceptible de ser contratado, permitiría tener un método de control de contratación de personal más fuerte y eficaz.

El personal, una vez ingresado a la empresa, podrá ser medido en su desempeño mediante controles por resultado y/o por acción. Los controles por resultado básicamente consisten en establecer las metas u objetivos que debe lograr el empleado, así como el marco temporal en que se deben lograr, y, monitorear la obtención de los logros al correr del tiempo. El control por acción consiste en medir en forma objetiva los pasos que debe tomar la persona para lograr los objetivos mencionados. Idealmente, si la persona fue elegida correctamente y es responsable, bastaría con establecer las metas y/o resultados deseados y simplemente supervisar la consecución de dichas metas sin embargo, sabemos que algunos recursos humanos requieren de mayor seguimiento, supervisión u orientación. Es aquí en donde es pertinente el control por acción, el cual permite llevar un seguimiento o administración en “micro” del desempeño del personal, obteniendo retroalimentación en forma más frecuente y a lo largo del proceso de ejecución de las tareas necesarias para lograr los resultados planeados. El Departamento de recursos humanos puede trabajar conjuntamente con un área interna o externa para confeccionar una herramienta tecnológica que permita llevar a cabo con el énfasis requerido, los tres controles mencionados asegurando así que el personal sea cuidadosamente seleccionado en el proceso de contratación y una vez dentro de la organización, cumpla en forma eficaz y eficiente con las responsabilidades encomendadas.

Así pues, es importante destacar la utilidad de tomar en consideración la perspectiva del departamento de recursos humanos (o rol del mismo, en caso de que aún esté por conformarse dicho departamento en las empresas), en los procesos de mejora tecnológica en las empresas que, en conjunto con la alta dirección y el personal que directamente lleva a cabo la operación en las mismas, permiten plantear soluciones tecnológicas que verdaderamente atienden los retos y problemas medulares de la organización. De esta manera se aborda el proceso de mejora tecnológica en forma integral, permitiendo así un máximo retorno sobre la inversión en los procesos de asimilación, aprendizaje, adaptación o desarrollo de nuevas herramientas o conocimientos tecnológicos.