· Año 11 · Número 123 · Marzo 2005 ·
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Ing. Luis Fernando Flores Oviedo
Director General del Cluster de
Tecnologías de la Información
de Aguascalientes, A.C.

lfloresoviedo@yahoo.com.mx

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Mucha tinta se ha derramado tratando de definir lo que significa innovar en la empresa, existen muchas teorías, muy elaboradas, científicas unas y otras muy intuitivas y prácticas. A mí me gusta la definición que hace Peter Drucker: “Es el medio a través del cual el emprendedor crea nuevos recursos generadores de riqueza o dota a los recursos existentes de mayor potencial para crearla”.

Si analizamos esta afirmación podemos ver que no se está hablando de procesos obscuros accesibles sólo por iniciados, tampoco se trata de grandes inventos que revolucionen a la sociedad, en realidad se trata de ideas simples que efectivamente modifican positivamente su área de influencia. Cuando trabajaba en Texas Instruments había un programa corporativo para captar “ideas brillantes”, el cual era promocionado por recursos humanos que alentaba a TODOS los empleados a someter sus ideas para mejorar su trabajo, aquí si se podía ver como el mexicano es ingenioso. Recuerdo ideas muy interesantes, sobre todo aquellas que provenían de los operadores de la línea de producción, algunas de ellas que verdaderamente impactaron en la reducción de costos de manufactura.

En las áreas administrativas también hubo oportunidades muy importantes. Entiendo que en ‘Xerox’ (ahora Flextronics) también tenían su semana de Team Work donde resultaban ideas muy interesantes y sobre todo viables económicamente. Sea cual sea el formato, lo importante es que se realizaba este ejercicio de creatividad de manera periódica y como una iniciativa donde la dirección se involucraba activamente. Este es el mensaje del artículo de Drucker: la innovación de alto impacto es el resultado de una búsqueda consciente y decidida de las oportunidades ocultas en los procesos cotidianos de la empresa, sea esta una empresa Fortune 500 o una pequeña empresa en Aguascalientes, la única diferencia es la escala. No es una excusa el que su empresa sea pequeña, existen oportunidades de oro para hacerla más productiva y más competitiva. Lo único que requiere es disciplina y un espíritu critico para el detalle.

De igual forma como una llave de tuercas le sirve para ‘arreglar’ esa pequeña fuga de agua que de manera casi imperceptible le está impactando notoriamente en su recibo mensual, la tecnología de la información le puede ayudar a innovar y así “arreglar” esa pequeña fuga de productividad que tiene en su empresa. Después de todo eso es la tecnología: Herramientas. Decía mi padre: “La herramienta hace al maestro”. Es decir, no se trata de tener la herramienta más sofisticada o más cara del mundo, con herramientas simples se pueden lograr los efectos más asombrosos.

En artículos anteriores ya hemos comentado cómo con algunas de las funciones básicas de Microsoft Office se pueden lograr efectos importantes en el día a día de la operación de la empresa, piense que ya tiene estas herramientas en su máquina, sólo tiene que animarse a utilizarlas. Es como si usted comprara un automóvil con todas las herramientas necesarias para afinarlo y ponerlo en óptimas condiciones y cuando llega el día, después de algunos años, de venderlo, usted lo entrega con estas herramientas sin estrenar ¿Sería penoso? Bueno, tal vez me dirá que no le gusta la mecánica, pero si es usted empresario casi estoy seguro de que le gustará, por que el espíritu emprendedor siempre incluye esa curiosidad por saber cómo funcionan las cosas y ese ímpetu por mejorarlas, así que no me diga que no se da tiempo para analizar la situación de su empresa para introducir algún cambio en la operación cotidiana, ¡échele un vistazo a su caja de herramientas informáticas! y encontrará que tiene todo un arsenal para proyectar exponencialmente la productividad de su empresa. Sea crítico con esos términos rimbombantes que usan los Gurús de la administración y la informática.

Por ejemplo, el mismo Peter Drucker puso de moda hace algunos años el término “Knowledge Management” que traducen literalmente como “Administración del conocimiento”. Según Drucker explica en algunos artículos, se trata de capturar en repositorios el conocimiento que los trabajadores experimentados de su empresa utilizan para desempeñar sus tareas cotidianas, haciéndolo accesible para toda la organización. Por supuesto ante esta teoría tan simple, surgieron inmediatamente soluciones muy sofisticadas para hacer realidad las promesas del “Knowledge Management”. Salieron al mercado aplicaciones como Lotus Domino, carísimas y tan sofisticadas que había que contratar doctores del MIT para implantarlas y operarlas. Al final ¿Qué eran estas herramientas?; Un sistema formal para organizar la información en un ambiente colaborativo. ¡Un momento! ¿Qué no es eso mismo lo que hace el sistema operativo? Por supuesto que sí. Aunque mis colegas informáticos argumenten que no es lo mismo y cuidando las proporciones, se puede organizar un sistema de administración del conocimiento con las herramientas que vienen incluidas con su licencia de Windows. ¿Cómo? Ahí es donde tiene que echar mano de su espíritu innovador.

Veamos, Windows le proporciona un sistema jerárquico para almacenar su información en forma de documentos y carpetas, sólo tiene que aplicar un poco de disciplina para guardar sus documentos con nombres significativos en carpetas, utilice la capacidad del sistema operativo de nombres largos para nombrar carpetas y documentos. Por ejemplo, un documento donde tenga un machote de carta para gobierno puede llamarse “Machote de solicitud de prorroga para el fondo Asunción.doc” si está hecho en Word, puede guardar este documento en una carpeta que se llame "Machotes de carta para gobierno”. Agrupe los documentos de utilidad para su empresa en esta sencilla y lógica manera y ponga todas las carpetas resultantes en una sola, digamos que se llame ‘Repositorio’ o ‘Conocimiento de mi empresa’, ahora utilizando las propiedades de Windows ‘comparta’ esta carpeta para que puedan acceder a ella todos sus empleados desde sus computadoras. No se olvide de avisarles que pueden usar estos machotes para sus labores cotidianas. Ahora ya nadie tiene el pretexto de que no sabe cómo hacer un documento para tal o cual tarea. Esto es lo que se llama ‘Empowerment’, otra “brillante idea” de los Gurús de la administración que habitan en Harvard, Stanford o Disnford, tan sencillo como poner al alcance de cualquiera lo necesario para realizar su trabajo, es decir, darle el poder (por favor no se meta en embrollos con el concepto “poder”) para hacer bien su trabajo. Pero un momento, falta algo para completar nuestro sistema de administración del conocimiento básico. ¿Qué pasa si resultan demasiadas carpetas y documentos? Buscar en este árbol de carpetas que se ramifican puede ser peor si no tenemos una forma automática de encontrar lo que buscamos. Esto lo resuelve el sistema operativo con la herramienta de búsqueda, ¿la ha visto? La puede encontrar en el menú <Inicio> en sistemas Windows 98 o más nuevos. Simplemente escriba la palabra o frase que haga referencia al documento que busca y deje que la computadora haga su trabajo.

Por supuesto que en la medida que usted tiene requerimientos especiales, la labor de estas herramientas básicas se limita, ¿Qué pasa si usted quiere desmontar el motor de su vehículo con solamente un juego de llaves milimétricas? Le van a hacer falta herramientas más especializadas y ayuda de un especialista, seguro. En la medida que su empresa crece y sus operaciones se hacen más complejas, las herramientas tendrán que ser por fuerza más sofisticadas, y en algún momento tendrá la necesidad de la asesoría de profesionales, esto es una ley natural, pero ahora usted sabrá que la inversión en tecnología si rinde un beneficio tangible.

Por último, en este artículo hice referencia al sistema operativo Windows por ser el más común en las empresas, pero en realidad puede estar seguro que cualquier sistema operativo tiene las mismas facilidades.

Agradeceré sus comentarios sobre este y cualquier tema de tecnología e innovación si me escribe a: lfloresoviedo@yahoo.com.mx.

 

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