· Año 10 · Número 119 · Noviembre 2004 ·
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Ing. Luis Fernando Flores Oviedo
Director General del Cluster de
Tecnologías de la Información
de Aguascalientes, A.C.

luis.flores@innovatia.org

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A lo largo de la secuencia de mis colaboraciones he tratado de enfatizar el impacto de la optimización de los procesos que conforman el diario que hacer en la empresa, y de cómo este simple concepto puede proyectar la competitividad de la empresa para convertirla en un protagonista importante en el mercado global.

El secreto es optimizar los procesos

Una máxima de los sistemas de calidad es que no se puede mejorar los que no se puede medir, como sucede con los records mundiales, Resultaría una simpleza decir: El nadador fulano es superior que mengano porque nada mejor, ¿qué es nadar mejor? Una persona con sentido común dirá que fulano logra su objetivo –Llegar primero– en un tiempo menor al de los demás. Entonces no se trata de estilo ni de carisma, el tema es la eficiencia, los resultados concretos...

Pero ¿qué es eficiencia? La definición que más me gusta es: “Lograr el mejor resultado con los recursos disponibles” y por supuesto la estrategia es siempre mejorarlos. En los negocios la metáfora del deporte es siempre aplicable, para comenzar con la idea de la pasión por competir un empresario siente verdadera pasión cuando compite con su empresa ¿no? Pero ¿qué pasa cuando ésta no es competitiva? En muchas ocasiones ni siquiera se tiene una idea clara de que factores hay que medir para saber si la empresa lo es, por supuesto se sabe que hay que medir las ventas, las cuentas por cobrar y otras variables financieras, pero como hemos dicho antes, la forma en que hacemos las cosas en la empresa es lo que determina nuestra productividad y por ende la competitividad, entonces es mejorando estos procesos como aseguramos tener una buena condición competitiva.

Por lo tanto, hay que encontrar la forma de medir precisamente el desempeño de ese proceso que mantiene a la empresa en el mercado, puede ser un proceso de servicio, como hacer la limpieza en una oficina o puede ser la fabricación de algún bien que se venda. Para comenzar el ciclo de tiempo de nuestro negocio se puede optimizar si medimos el tiempo que se lleva cada una de las operaciones involucradas en el proceso principal; podemos darnos a la tarea entonces de analizar en detalle cada una de ellas y con un poco de imaginación hacer algunas mejoras que impacten al tiempo de realización. Si encontramos un detalle en cada operación, entonces en el conjunto, es decir en la sinergia encontraremos un beneficio mayor en ahorro de tiempo, que a fin de cuentas es hacer más eficiente el proceso, más productiva a la empresa y así se llega a tener una organización competitiva, sobre todo cuando este proceso de análisis se vuelve una disciplina.

El escenario de Tecnologías de la Información

Una vez que conocemos bien cada una de las operaciones en el proceso del negocio y hemos eliminado operaciones que no agregan valor es cuando entra en juego la tecnología, porque es en dicho punto cuando se agrega valor automatizando, no cuando no tenemos un buen nivel de comprensión del proceso y mucho menos cuando éste es un caos.

Muchos empresarios están desilusionados con la tecnología porque en lugar de hacer su trabajo más fácil, les ha traído una serie de problemas y a veces hasta les ha costado mucho dinero. Mi apreciación es que han querido correr antes de caminar, si no hacen un análisis detallado de sus procesos, automatizar a ciegas puede ser una verdadera pesadilla como ya hemos dicho antes. Entonces ¿Cuáles son los factores que hay que medir para poder entrar en una situación de competitividad? Podemos mencionar algunos de ellos:

• Ciclo de Tiempo: Como ya mencionamos hacer aquello que es la razón de ser de la empresa en menos tiempo y con mayor calidad es definitivamente una meta importante, puede comenzar con optimizaciones pequeñas pero constantes, eso sí, ponga una meta que represente un reto para que sea además divertido y pueda involucrar a todo su personal.

• Material de deshecho: Si además de realizar las cosas más rápido puede dejar de desperdiciar materia prima, le puedo asegurar que va camino a las grandes ligas, esto aplica también a las empresas de servicio, por ejemplo ahorrando en papel utilizando papel de reciclaje, si hace números se va a sorprender por los montos de ahorros.

• Tiempo de respuesta a un cliente: Esto es muy importante por que fortalece la relación con los clientes y les da la percepción de que a usted le importa atenderlos. Es la esencia de la cultura de calidad, por ejemplo, ¿cuántas veces se le olvida regresar una llamada de un cliente? Además puede usted medir el tiempo que tarda en suplir un pedido, si usted logra hacer mejoras importantes en este aspecto, observará que sus clientes se multiplican por la recomendación de aquellos que estén satisfechos con su servicio.

Para lograr mejoras importantes en cualquier indicador de desempeño que tenga su negocio se requieren dos cosas:

1. Disciplina, esto es lo más importante por que involucra la voluntad de hacerlo bien.
2. Tecnología para medir el desempeño. Una herramienta informática le será muy útil para llevar la cuenta del desempeño de sus procesos.

Una vez que tiene bien definido lo anterior podrá con una gran posibilidad de éxito automatizar sus procesos y dar un salto cuántico en competitividad, verá que obtiene mas negocios y por supuesto sus ventas se harán mucho muy interesantes. Es recomendable que acuda a un consultor profesional para que le ayude con la definición de sus indicadores y de la mejor manera de automatizar la operación de sus procesos, aproveche los programas de gobierno para la consultoría de mejora continua de la competitividad, SEDEC, CRECE, y el mismo Centro de Desarrollo de la Industria de tecnología de la Información (CEDITI) le pueden ayudar con financiamiento para estos proyectos.

Aprovecho la ocasión para ponerme a sus órdenes en el Centro de Desarrollo de la Industria de Tecnología de la Información A. C. Av. Ciencia y Tecnología #104, Parque TECNOPOLO (a un costado del Campus Aguascalientes del ITESM) Tel: 922-99-00.

 

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