Actualmente las micros, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES) representan el 98 % de las empresas en nuestro país, las cuales son de carácter emergente en términos de competitividad; esto significa que se apoyan poco en las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC)1. Por lo tanto, existe una gran oportunidad y necesidad de mejorar la productividad y competitividad de las MIPYMES mediante la aplicación adecuada de las TIC. Se estima que un aumento en la productividad de un 2% derivado del mejor aprovechamiento de la tecnología, equivaldría a más de 12,000 millones de dólares2.

Las empresas en general y las MIPYMES en lo particular hoy día enfrentan la constante presión para hacer cosas más rápido, mejor y más barato. Las soluciones informáticas para dicho sector tienen que ser simples de instalar, manejar y mantener, pero al mismo tiempo, deben de comenzar a pagarse de manera inmediata con los ahorros y beneficios que proporcionen a la empresa.

A continuación abordaremos algunas herramientas tecnológicas orientadas a automatizar las tareas de oficina y los procesos de comunicación tanto internos como externos. Su adecuada aplicación contribuirá a una reducción de los gastos operativos, a aumentar la productividad del personal, a mejorar el nivel de servicio a los clientes y la competitividad de la empresa.

Correo electrónico

El correo electrónico (e-mail) es una de las herramientas informáticas cuyo adecuado uso contribuye a la reducción de gastos, al aumento de la productividad y a mejorar la comunicación tanto interna como externa.

· Proporciona ahorros importantes en papelería y en tiempo destinado a distribuir los comunicados al personal de la empresa, así como el utilizado para clasificar y archivar las cartas o memorandums.
· Agiliza y hacer más eficiente la comunicación, al permitirla sin tener que coincidir en tiempo y espacio los interlocutores.
· El correo electrónico deja huella, guarda un registro puntual de las comunicaciones y facilita el seguimiento de los proyectos. Evita jugar al “teléfono descompuesto”.

Fax electrónico

Aún cuando el uso del Fax como medio de comunicación tiende a disminuir, y según Negroponte (investigador del laboratorio de Múltiples Medios del MIT, en su libro "Ser Digital") tenderá a desaparecer ante la llegada del correo electrónico, los servicios de mensajería instantánea y las conferencias en línea. Su uso en nuestro país es aún muy intenso.

Sin embargo hay una buena noticia, las herramientas computacionales actuales permiten reducir los costos asociados al envío y recepción de los mismos, tales como tiempo de procesamiento, almacenamiento, manejo y distribución. En particular:

· Reduce el tiempo para procesar faxes de 8-10 min. a unos segundos. Por lo tanto un empleado que en promedio envié 5 faxes al día o 25 en una semana gana en productividad 4 horas en una semana o 208 horas en un año. Este ahorro equivale a 26 días laborables al año. El ahorro en pesos y centavos calcúlelo usted mismo.
· Agiliza su distribución al poder hacerlo llegar a su destinatario mediante el uso del correo electrónico interno.
· Elimina el tiempo destinado a ordenar y clasificar los faxes enviados y recibidos en un archivero tradicional.
· Mejora la calidad del fax debido a que el documento electrónico tiene una mayor resolución que el documento digitalizado en un fax tradicional.

Gestión de tareas, agendas, contactos

El llevar el control de la agenda y el directorio de contactos en una libreta, dificulta su actualización, su uso para el envío de faxes o correos electrónicos y desde luego compartirlo con otros compañeros de la empresa. Cada uno lleva el registro de eventos y sus contactos. Si los datos de algún cliente cambian, cada uno de los empleados del departamento de ventas deberá actualizarlo, lo cual no sucede normalmente. Resultados: duplicidad de registros no actualizados, confusiones y baja productividad.

· Ofrece a los usuarios la posibilidad de administrar sus agendas, contactos, actividades, notas y correos electrónicos. ¿Cuáles son los datos particulares, nombre, domicilio, teléfono, fax, e-mail, página de Internet, de nuestros clientes y proveedores?
· Facilita la coordinación entre el personal de la organización. ¿Cuál será el día y la hora más conveniente para convocar a la reunión de trabajo con el departamento de ventas?

Mensajería instantánea

Los servicios de mensajería instantánea, que permiten comunicar en línea al personal de la empresa ubicado tanto dentro de la oficina como en otra ciudad o país, se han convertido en un medio que fomenta notoriamente la colaboración entre el personal e incrementa de manera importante su productividad, mediante:

· La reducción de los gastos telefónicos de larga distancia y/o servicio medido originados por la comunicación entre el personal de la empresa.
· A diferencia del teléfono, permite mantener comunicación con más de una persona en forma simultánea sobre diferentes asuntos.
· La realización de reuniones a distancia en tiempo real. Incluyendo la transmisión de datos, voz y video. Reduciendo los gastos de viáticos y el tiempo necesario para desplazarse.

Colaboración y comunicación

En un mercado global y dinámico las empresas que deseen mejorar su ventaja competitiva deberán enfrentar dos grandes retos, facilitar a su personal conectarse con sus compañeros de trabajo, clientes, socios de negocios y proporcionar acceso a la información correcta en el momento preciso para ayudar a sus empleados a tomar mejores decisiones para la organización.

Las herramientas actuales de las TIC permiten, de manera relativamente sencilla y económica, la construcción de portales empresariales que facilitan la colaboración y comunicación del personal, mediante:

· La publicación de documentos que sea necesario compartir con el personal de la empresa, tales como los resultados de ventas, de producción, ver el calendario de actividades de la empresa, etc.
· Participación en un forum o discusión sobre algún tema de interés para la empresa.
· Mantener la información que cada área requiere en un solo lugar para ser consultada por el personal en cualquier momento.
· El personal directivo destine menos tiempo a la elaboración de los reportes y más tiempo al análisis de los mismos para mejorar el proceso de la toma de decisiones.

Retorno sobre la inversión

Lamentablemente las MIPYMES en nuestro país han avanzado muy poco en la implementación de estas tecnologías. En gran medida por desconocimiento de sus directivos, por la pobre cultura informática y/o por la inversión que se requiere realizar. Muy baja por cierto, en los casos en que la empresa ya cuente con equipo de cómputo; ya que ésta se reduce a la configuración de las herramientas y a la capacitación del personal en el uso de las mismas.

Para medir la rentabilidad la inversión en este tipo de tecnologías en los Estados Unidos, Lawrence Associates LLC3 elaboró estudios de valor en 25 empresas PYMES en un período de tres semanas durante Agosto y Septiembre del 2003. Los resultados arrojaron tasas de retorno sobre la inversión (ROI) promedio de 947%, con un mínimo del 63% y un máximo de 2,000%. Guardando sus proporciones, el impacto de la utilización de las TIC en la automatización de los procesos de comunicación y las tareas de oficina en las MIPYMES en nuestro país contribuiría de manera importante al incremento de la productividad y la competitividad de las mismas, tan necesarias en un entorno cada vez más agresivo, dinámico y competido.

Notas:
Secretaría de Economía SE: “Programa para el desarrollo de la Industria del Software”.
Ricardo Zermeño. Select México: “Software hacia un modelo mexicano competitivo”.
OUT-OF-THE-BOX ROI FOR SMALL BUSINESSES, Forbes.com Inc

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