Cada día, las relaciones públicas están más inmersas en el mundo de los negocios, así como el institucional y político. Esta disciplina no es nueva y su auge es cada vez más extenso, lo que implica que empresas, sindicatos, instituciones, ayuntamientos, fundaciones, hospitales, asociaciones de voluntarios, universidades, organismos descentralizados, actores políticos, entre otros, deben comunicarse correctamente con todos sus públicos para entenderse mutuamente y establecer una relación de confianza que proporcione a la comunicación esa autenticidad, según lo indica el Presidente-Fundador del CERP (Centro Europeo de Relaciones Públicas), Lucien Matrat.

Las relaciones públicas no son privativas de grandes empresas o corporativos, que si bien tienen un presupuesto asignado especialmente para el desarrollo de una estrategia, las micro, pequeñas y medianas empresas pueden diseñar e implementar un plan efectivo con costos accesibles, que incluya la participación productiva de la empresa en eventos como conferencias, convenciones, ferias, congresos, exposiciones, entre otros.

Las ferias y exposiciones son una estrategia de relaciones públicas por parte de quien las organiza: gobiernos, cámaras o asociaciones empresariales, organismos internacionales y otros. Por otra parte, las empresas participantes también se deben a un plan de relaciones públicas para conseguir el mayor éxito posible.

Para las micro, pequeñas y medianas empresas, la participación en ferias y exposiciones con un adecuado plan de relaciones públicas es una oportunidad rentable.

Es importante basarnos en la estratificación establecida por la Secretaría de Economía respecto a los que es una PYME, que viene del concepto en inglés SME (Small and Medium Enterprises). La estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, legalmente constituidas, es la siguiente: Estratificación por número de trabajadores, sector/tamaño: Industria, Comercio y Servicios. Micro 0-10, 0-10, 0-10, Pequeña 11-50, 11-30, 11-50, Mediana 51-250, 31-100, 51-100, respectivamente. A ello, se incluyen productores agrícolas, ganaderos, forestales, pescadores, acuicultores, mineros, artesanos y prestadores de servicios turísticos.

Las micro, pequeñas y medianas empresas que han emprendido la actividad de exhibir sus productos y/o servicios en ferias y exposiciones foráneas y/o locales se han enfrentado a toda una aventura y por supuesto, a un gasto previsto o no. Participar en una feria o exposición también requiere de un plan de relaciones públicas pero, el empresario o directivo se tiene que convencer de las oportunidades que este tipo de eventos representan para estar preparados y aprovecharlas.

¿Por qué son útiles la ferias y exposiciones? Se pregunta Steve Miller, autor del libro “Cómo obtener el máximo beneficio de las ferias y exposiciones?”, para lo cual enumera las siguientes oportunidades: eficacia de costos de venta, contacto con nuevos clientes, ventas de grandes volúmenes, facilita la decisión de compra inmediata, mercado prueba para nuevos productos, entre otros. Ante todo, la gran ventaja es que se trata de una experiencia vivencial, donde texturas, colores, aromas, sensaciones, tamaños, funcionamiento y sabores se pueden percibir de manera directa y no a través del anuncio de televisión, radio o impreso.

Destacar texturas, colores, aromas, sensaciones, beneficios, tamaños de sus productos o servicios, es parte de la estrategia de relaciones públicas para hacerla toda una experiencia real para los visitantes: Steve Miller.

Para algunas organizaciones, participar en ferias y exposiciones involucra invertir en el espacio, colocar una o varias mesas o un exhibidor, colgar fotografías, mapas o estadísticas, designar a una persona que atienda a los visitantes proporcionando un folleto, catálogo, muestra u otros, y una tarjeta de presentación del director o persona de contacto en la empresa, así como solicitar la tarjeta de presentación del prospecto.

Eso no es todo, esta participación se puede enriquecer y sacar mayor provecho con otros esfuerzos. Según las tácticas de Steve Miller aplicadas a las micro y pequeñas empresas, el personal que estará al frente del stand es su carta de presentación, no sólo por la imagen física que transmiten, sino por la imagen de la empresa a través del trato, atención e información hacia los posibles clientes. El personal del stand debe ser informado cabalmente sobre el tipo de personas que visitarán el stand, conocer el producto y/o servicio, precios, material a entregar, categorización del prospecto, solicitud de datos y trato con la prensa.

Según la posibilidad de la empresa, se sugiere el diseño de un exhibidor acorde con la imagen corporativa y los objetivos de comunicación: si se trata de un nuevo producto, aniversario, promoción. Su diseño debe ser un grito para atraer la atención de los prospectos. En nuestra Entidad, existen excelentes creativos con costos accesibles especializados en el diseño y construcción de exhibidores, o lo que se conoce como, stands.

Es recomendable manejar mensajes que cubran alguna necesidad específica y no sólo presentar la marca, que algunas veces no es tan conocida como creemos. La elaboración de un breve cuestionario es sugerente para detectar las necesidades y sentimientos provocados por nuestro producto y/o servicio, lo que permitirá conducir eficazmente la venta.

Estos y más consejos se pueden aplicar al participar en un evento de dicha índole. Expertos en la organización de Ferias y Exposiciones en Aguascalientes coinciden en la falta de la infraestructura adecuada para llevar a cabo eventos de clase mundial.

Esperemos que el proyecto del Centro Internacional de Ferias, Exposiciones y Convenciones de Aguascalientes –un proyecto viable de desarrollo económico que fortalecerá la atracción de inversiones, el fomento a las exportaciones, el turismo de negocios, la ocupación hotelera así como el consumo en el sector comercio de la entidad- sea una realidad en un futuro inmediato, ya que según expertos y estudiosos en el tema señalan el estancamiento que este sector ha tenido en los últimos años.

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