En pasadas colaboraciones tratamos el tema de cómo se puede mejorar la productividad de las empresas automatizando las tareas cotidianas del negocio mediante aplicaciones informáticas. Ejercitando bien esta idea, la productividad puede incrementarse hasta en un 80% en algunas actividades repetitivas. También observamos que este impacto de productividad repercute dramáticamente en la competitividad de la empresa, ya que ahorra tiempo, dinero y esfuerzo y elimina la variabilidad de los productos administrativos, logrando así fácilmente las metas de calidad y una amplia ventaja competitiva en la negociación.

Todo esto suena maravilloso, entonces ¿por qué hay tantos empresarios escépticos de los beneficios de la informática? Muchos conocidos míos opinaban que la informática además de complicarles la vida, les representaba un gasto excesivo por todo el mantenimiento que tenían que darle al infausto sistema. Generalmente el programador que contrataban para automatizar sus tareas terminaba como un auténtico tirano de la empresa, cobrándoles carísimo, atendiéndolos mal y de malas cuando tenía ganas y por si fuera poco siendo dueño absoluto de toda la información, programas y hasta el equipo de cómputo. En estas circunstancias por supuesto que terminaban alérgicos a cualquier iniciativa de automatización informática. Esto dañó no sólo a la industria del software, sino al ambiente de negocios en general.

Aplicación inteligente de la tecnología

Como ya se ha dicho antes, no se trata de aplicar tecnología sólo por tener los nuevos aparatos, resulta perjudicial para la empresa automatizar tareas o procesos que son ineficientes, recuerden el apotegma de la teoría de sistemas: ‘Garbage in, Garbage out’ (Basura entra, basura sale). La ineficiencia o el caos automatizado produce resultados catastróficos.

Seamos honestos. Es una práctica común en México que se contrate a un ingeniero en sistemas o informático recién egresado o peor aún que todavía esté cursando sus estudios para hacer “un programita bien facilito” (la clásica: “tengo un sobrino que estudia sistemas y es bien listo”, como dicen: El que no conoce a Dios donde quiera se anda hincando). A la hora de poner al “programita” a operar en un ambiente real de negocio nos damos cuenta con gran frustración, que no es lo que se requiere; así comenzamos un proceso de complicación, de ajuste en ajuste hasta que la iniciativa se convierte en una auténtica pesadilla Cibernética (¿ya leyeron ‘I, Robot’ de Isaac Asimov o ‘2001: Odisea del Espacio de Arthur C. Clark’? También hay versiones Holywoodescas).

Bajo estas circunstancias deberíamos aprender al menos tres lecciones:

1) Ningún proyecto informático es sencillo, mucho menos es “Un programita facilito” (Cuando escucho esta frase me lleno de temor). Una iniciativa de automatización informática requiere ser tratada con toda seriedad y profesionalismo, se necesita seguir una metodología probada y aprobada internacionalmente por la industria. Piense que está poniendo su negocio en manos de una persona: ¿Permitiría que a su hijo le practicara una cirugía un estudiante?

2) Lo barato siempre sale muy caro, especialmente en un oficio tan complejo como la informática. Esta última no consiste solamente en habilidades técnicas de programación y electrónica. La informática es la ciencia de analizar, organizar y distribuir la información de un negocio para hacerlo más eficiente. Esta es la clave, es muy difícil que un estudiante, por muy brillante que sea en programación o electrónica tenga el conocimiento del negocio, sencillamente por que le falta la experiencia, el ‘business feeling’.

3) Si queremos que el resultado sea el mejor, hay que acudir a un especialista, uno no va a ver a un contador cuando le duele el estómago - aunque a veces la causa de raíz del dolor sea Hacienda -. Lo que necesitamos es un profesional con experiencia de negocio para que interprete sus requerimientos en función de los procesos de su negocio. La habilidad técnica de la programación es en este caso, aunque por supuesto es necesario saber que ese profesional o tiene él mismo la habilidad o cuenta con un equipo de desarrollo. Esta persona, le podrá ayudar a identificar la relación costo beneficio y el retorno de su inversión para obtener la solución. Ojo: Cuidado con los charlatanes.

El escenaria de Tecnologías de la Información

La tecnología nos brinda cada día más herramientas para poder hacer con mayor facilidad las tareas cotidianas e incluso poder eliminar algunas de éstas cuando no son relevantes, pero hay que tener bien claro que una solución, para que sea buena, tiene que tener un enfoque holístico, es decir un enfoque integral de los elementos involucrados, a saber:

a) Cómo se hace el negocio (Tareas, procesos).
b) Quién hace el negocio (Personas, dentro de la empresa, proveedores y clientes).
c) Con qué herramientas se hace el negocio (Documentos, formatos, cálculos, etc).

Hay que entender además que en un enfoque holístico no es conveniente automatizar tareas aisladas, ya que corremos el peligro de terminar con una colección de programas incompatibles, es necesario pensar en términos de procesos de negocios.

Incrementar la productividad y la competitividad para vivir mejor

Michael Porter define la productividad como ‘El valor creado por cada día de trabajo, unidad monetaria o recursos físicos empleados’. Naturalmente seremos más productivos en la medida en que produzcamos mayor valor utilizando menos tiempo, dinero y esfuerzo. Entonces para incrementar la productividad hay que tener un enfoque integral de los procesos de negocio dentro de la empresa. Definamos un proceso de negocio como el conjunto de tareas realizadas en serie o en paralelo por dos o más individuos utilizando diversos objetos para alcanzar un fin común. Adicionalmente existen una serie de reglas de enrutamiento, rutas de autorización, procedimientos de manejo de excepciones, formatos, etc.

Cuando tenemos bien definidos los procesos de negocio en la empresa es relativamente importante saber cómo podemos medir su desempeño y por ende dónde aplicar medidas de optimización. Una vez optimizados los procesos podremos automatizarlos y entonces sí, la productividad se dará de manera natural. Este proceso se conoce como Gestión de los procesos de negocio (BPM por las siglas en inglés de Business Process Management) y es una disciplina que garantiza orientar al negocio hacia la eficiencia, la productividad y la competitividad. Es por esto que mi recomendación cuando quiera hacer más competitivo su negocio, es que piense en contratar a un consultor profesional especializado en BPM.

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