Mucho se habla actualmente sobre la importancia de incrementar la productividad de las empresas y la competitividad de las naciones en este mundo globalizado, sin embargo parece que estos conceptos resultan demasiado abstractos y no son fáciles de traducir en acciones concretas de nuestra vida cotidiana.

Hace algunos años, más de veinte en realidad, cuando comenzaba en esta hermosa profesión de consultor en sistemas, un cliente al que intentaba convencer de los beneficios que le traería invertir en automatizar sus procesos de negocios mediante la informática, me hizo una pregunta que me impactó, después de hacerle una reseña de cómo podríamos implementar un sistema informático me hizo la siguiente pregunta: ¿Pero, cuánto dinero voy a ganar con este sistema? Una pregunta muy válida en el mundo de los negocios, por qué si no es para ganar dinero, generar riqueza, ¿para qué entonces existen las empresas y para que otra razón se invierte? El problema consiste en entender que la eficiencia es un aspecto importante de la generación de riqueza, como dijo un amigo mío: Un centavo ahorrado es un centavo ganado. Ahorrando tiempo en lo que hacemos todos los días, ganamos dinero y sobre todo valioso tiempo para hacer más cosas o cosas más importantes. En esta ocasión haremos un ejercicio muy básico, quizá para algunos demasiado simple, de cómo identificar el impacto de la productividad en la operación diaria de las empresas y también de cómo estimar el retorno de la inversión en tecnologías de la información.

Mi esposa, Leticia, se encarga de los procesos administrativos de la empresa de su familia. En realidad ella sola puede llevarlos a cabo, ya que el negocio que hacen es muy simple, no obstante para nuestro propósito, resulta un buen ejemplo y podemos pensar que la generalidad de las microempresas tienen este esquema de procesos. Vamos a enfocarnos en cuatro actividades que ella realiza periódicamente: Conciliación bancaria, pagos de servicios, depósitos en bancos, facturación a clientes y pago a proveedores.

Procesos de la Empresa

Anteriormente para efectuar los pagos de servicios como teléfono, luz y agua, además de hacer depósitos a proveedores había que trasladarse al banco, cargando una fuerte suma en efectivo o una cantidad de cheques de diversos bancos; pensemos que el encargado de una empresa promedio tiene que visitar la instalación del banco unas dos veces por semana y entre el tiempo de traslado y lo que tarda en ser despachado invierte una hora y media por visita. Estas tres horas por semana se traducen rápidamente en 12 horas al mes gastadas en el proceso.

Otro proceso que se llevaba a cabo manualmente era la facturación. Pensando en un caso promedio, una microempresa realiza unas dos facturas diarias y la persona encargada se tarda en cada una unos 20 minutos. Haciendo la aritmética del caso tenemos el resultado de 13.3 horas por mes en este proceso.

Uno de los procesos más tediosos que había que hacer manualmente es la conciliación bancaria, por disciplina esta operación se hace diariamente y se lleva unas dos horas, lo que se convierte en 10 horas a la semana o 40 horas al mes.

Por último en el pago a proveedores se puede pensar en unas tres horas a la semana, o sea unas 12 horas al mes.

Si la persona que realiza todas estas actividades / operaciones gana unos $6,000 pesos al mes, es decir unos $25 pesos por hora, podemos tabular el costo en tiempo y dinero de estas operaciones como se puede ver a continuación:

En total, observamos que estos procesos pueden costar al mes alrededor de $2,000.00, es decir casi el 30% de un salario mensual. Si pensamos que estos procesos no agregan valor al negocio en cuestión, vemos que es demasiado caro. Sobre todo en tiempo, ya que 77.3 horas representan más de 9 jornadas de trabajo al mes. Este escenario resulta preocupante si pensamos que hay otros procesos de este tipo en cualquier empresa (pago de impuestos, gestión ante autoridades, etc.) que no agregan ningún valor al cliente y si admitimos que en una empresa micro o pequeña es el mismo empresario el que las lleva a cabo, distrayendo su creatividad y capacidad de producción.

El escenario de Tecnologías de la Información

Para comenzar, una computadora con el software adecuado (Herramientas de productividad personal como hojas de cálculo, procesadores de palabras, creación de presentaciones, mensajería y agenda, además de un paquete administrativo integral), una impresora y una conexión decente a Internet nos costaría alrededor de $12,000.00, pero nos ayudaría a eliminar al menos un 95% del costo anteriormente identificado, ¿cómo? Pensemos que con el sistema adecuado de administración tenemos la facturación en línea, es decir en el momento en que se realiza la transacción, los pagos de servicios y a proveedores (depósitos a terceros) mediante los servicios bancarios por Internet y las conciliaciones de chequeras automáticamente balanceadas, con un sistema como éste y los ahorros en tiempo y dinero que proporcionan, podemos inferir mediante un cálculo sencillo que recuperaremos nuestra inversión económica en menos de 6 meses. Pero no perdamos de vista el hecho de que el empresario puede recuperar al menos 8 de los 9 días que estas operaciones le quitaban al precioso tiempo que puede dedicar a darle mayor valor a sus productos o servicios.

Incrementar la Productividad y la Competitividad para vivir mejor

Lo anterior fue solamente un sencillo ejemplo de cómo se puede incrementar la productividad en un ambiente de trabajo. Pensemos que mediante los efectos de la sinergia en una organización más compleja se pueden incrementar los índices de eficiencia en la productividad de las organizaciones, lo cual aumenta directamente las tazas de retorno de inversión, que impactan de manera natural en la competitividad de las empresas.

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