Haciendo memoria de lo planteado en el número anterior del desarrollo de un Programa de Comunicación Corporativa, la información juega un papel muy importante en ello. Una empresa cuenta con diferentes recursos los cuales tienen metas y principios claramente establecidos, ejemplos de ello tenemos: el recurso humano, sin él no existirían las organizaciones... es el recurso por el cual su negocio está en constante movimiento y busca su crecimiento y desarrollo, ya que es el motor de cualquier industria; del recurso económico podríamos decir lo mismo, además de que es el combustible que permite a su empresa trabajar… pero, ¿y dónde queda la información?, siguiendo con la paradoja, la información sería el aceite que mantiene lubricado el motor de las industrias.

Permítame ahondar en esto; dentro y fuera de su empresa se genera cierta cantidad de información (financiera, administrativa, de producción, de capital humano, gubernamental, etc.), toda ésta puede convertirse en una herramienta muy valiosa para usted, ya que se puede dirigir a cualquier situación que requiera de una mejora referida hacia aspectos organizacionales, institucionales y/o de imagen corporativa. Para ello será necesario establecer algunos sistemas para su adecuada obtención, organización, administración y utilización de la misma.

No necesita ser un erudito en todas las áreas que integran su empresa, ya que cuenta con gente que trabaja para y con usted, tampoco está obligado a leer como mínimo 3 periódicos nacionales y 2 extranjeros, pero eso sí, requiere tener los ojos bien abiertos en todo lo que ocurre a su alrededor, ante esta situación podría utilizar el Internet.

Obtención de la información

Lo que necesita hacer es estar involucrado y a la expectativa en la detección de las necesidades de su empresa, con ello estará dando un paso muy importante en lo que a obtención de información se refiere.

Saber escuchar es un punto clave en el proceso de obtención, su gente juega un papel muy importante aquí, ellos le proporcionarán información valiosa. Para esto se deberá establecer una fecha periódica en donde se dedique un tiempo en “obtener” la información de la boca de sus empleados.

Organización de la información

Una vez identificada la información que tanto usted como sus empleados hayan conseguido, será importante ordenarla para poderla utilizar en el momento adecuado. Su organización puede ser por fecha de obtención, o por concepto o área de donde se obtuvo, ejemplifiquemos: en una junta que se llevó a cabo el 27 de febrero de 2004, el Sr. “W”, encargado del departamento de compras, proporcionó información acerca de los nuevos procesos que se deben realizar con el proveedor “X”, los cuales serán aplicados para principios del año 2005. Con esto queda claro que la información brindada por el Sr. “W”, por el momento no será de utilidad, sino hasta que inicie el año 2005, sin embargo si ésta no fuera tomada en cuenta, lo más probable es que para principios de dicho año se pudieran presentar problemas con el proveedor “X”, ya que se hizo caso omiso a lo que él con anterioridad había informado, de tal forma que provocaría malestares en la relación con el proveedor, dificultades de pago, problemas en la entrega de mercancía y claro está muy posiblemente pérdidas económicas.

Administración de la información

No solo basta con organizar la información, necesita mantenerse actualizada y en constante orden, administrarla significa: conservar un registro de lo que se tiene para saber diferenciar entre lo que sirve y no sirve, así también cuándo y cómo usarla. Tampoco se busca complicar la situación en recabar información sin ningún propósito, este sistema dentro de su empresa necesita mantenerse ágil y en constante movimiento, ya que esa es la tendencia actual de una sociedad que se conoce como sociedad informatiza.

Tanto en la organización como en la administración, puede ser conveniente el uso de tecnologías para un mejor desempeño, me refiero a un simple sistema de carpetas organizadas dentro de su computadora, en donde se guarden los registros de información obtenida, estos registros pueden ser elaborados en documentos Word o PowerPoint, o también puede desarrollar una base de datos (tipo Access) para su fácil acceso y óptimo desempeño.

Utilización de la información

¿Qué usar, cuándo usar y cómo usar?, son las preguntas que usted tiene que hacerse cada vez que requiera utilizar la información recabada, posiblemente en un principio y mientras lee este artículo le cueste trabajo formular alguna respuesta para estas preguntas, sin embargo le puedo asegurar que una vez iniciado el proceso de obtención de información, todo se observará con mayor claridad ya que regresaríamos a los puntos clave: saber escuchar y estar a la expectativa en la detección de las necesidades de su empresa, por lo tanto su utilización será la adecuada conforme a los requerimientos que su negocio exija.

Más sin embargo hay que considerar que parte de las dificultades por las cuales la información todavía no es vista por muchos de gran utilidad es porque se considera un recurso intangible (a diferencia del recurso humano y económico) y que en la mayoría de los casos sólo brinda beneficios a largo plazo.

Pero si usted considera los pasos anteriormente mencionados para desarrollar un sistema de información, yo le garantizo que con este aceite (la información), el motor (recurso humano) de su industria tendrá un menor desgaste de manera considerable y mejorará el rendimiento de combustible (recurso económico) a través del tiempo.

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