Hoy en día, cuando es necesario aprovechar al máximo los recursos disponibles, incluyendo los tecnológicos, requerimos mecanismos que nos ayuden a buscar el mayor retorno sobre nuestras inversiones.

Esto a consecuencia de las condiciones de alta competencia en la que nos encontramos se empieza a usar soluciones, las cuales permiten obtener información verídica, en tiempo real y con una amplia visión de negocio, en donde obtienen como beneficios: costos bajos, retorno de inversión para la compañía y una mejoría en la capacidad laboral de nuestra gente.

Estas soluciones pueden ser:

• Los denominados ERP (sistema que integra y automatiza todas las áreas de negocio).
• Gestión de cadena de suministro (para tener velocidad en el flujo y comunicación del abastecimiento de insumos y las relaciones con los proveedores).
• Gestión de conocimientos (permitir que los activos generados por la experiencia y conocimiento se queden en su empresa).
• CRM (mejorar las relaciones con sus clientes, el servicio y atención sin duda representan la mayor ventaja competitiva).
• E-business (conectando a sus clientes y proveedores a través de Internet).
• Fabricación (racionalizar y optimizar sus procesos de producción, almacén, materia prima, necesidades y planeación de producción).

Ahora, todo proyecto deberá de contemplar al menos uno de los siguientes puntos como para poder analizar en serio su inversión, los cuales son:

1. Mejorar los procesos operativos. Que muchas veces es lo más difícil de cuantificar. ¿Usted podría darle un valor exacto a la oportunidad que acaba de perder?

2. Integrar y automatizar la información de la empresa. Esto ha llevado a empresas a poder mejorar la capacidad para atender clientes en un 30%.

3. Mejorar la comunicación con clientes y proveedores. Se obtiene, según nuestra experiencia, un aumento en ventas por manejo de cuenta y ventas cruzadas a clientes existentes de entre un 15% a 30%.

4. Incrementar las ventas. Cuando publica su negocio en Internet, llega a aumentar las ventas por el acceso a tienda electrónica de un 10% el primer año, 30 y 40% el segundo y tercer año, respectivamente.

5. El ingreso y/o consolidación de la empresa en Internet. Que se suma al punto anterior.

6. Aumentar nuestra competitividad. Gracias a proyectos que logran integrar toda la información en su empresa en base a las organizaciones que han pasado por este proceso, se alcanza hasta el 65% de ahorro en el tiempo del personal.

7. Ahorrar dinero. Es decir, disminuir los costos. Que van desde ahorros promedios de $40,000.00 pesos por papel e impresión hasta la eliminación de inventarios obsoletos (hablando de materia prima) de $250,000.00 pesos anuales.

Una vez que operativamente está justificada la inversión, para poder calcular el Retorno sobre la Inversión o ROI (Return on Investment) se deben de considerar otros aspectos como son el Costo Total de Propiedad TCO, teniendo que abarcar los costos directos y los ocultos, es decir, no tan sólo cuánto nos va a costar la máquina, sino también la capacitación de nuestros operarios (prever si tendremos que pagar los viáticos de un adiestrador o mandar al extranjero a capacitar al personal).

Para obtener una ROI apegada a la realidad del negocio será necesario incluir conceptos de ahorro en tiempo, personal y materiales junto con métricas financieras como son el Valor Presente Neto, Tasa Interna de Retorno y Valor Presente Líquido. Todo esto con el fin de poder ver el comportamiento de la inversión a través del tiempo, que es común usar 3 o 5 años para realizar el análisis de ROI.

Una final recomendación, es importante involucrar a todos en la organización para lograr integrar las variables a medir del proyecto en el estudio de rentabilidad que se va hacer de la inversión, ya que, al completar toda la información y variables, tendríamos mayor certidumbre de que el resultado que se obtiene es el que está más apegado a la realidad y necesidades de la empresa.

Este trabajo permite a las empresas conocer sus procesos y definir la dirección a seguir, con una clara exposición de los objetivos que serán alcanzados y cómo se hará, incluso previendo eventuales problemas que puedan surgir. Cómo dice el refrán: más vale prevenir que lamentar...