Nos gustaría comenzar este artículo recordando que en entre más sepa la empresa sobre sus operaciones y el mercado, y cuanto mejor presente objetivos claros y disponga de indicadores que fundamenten todo esto, mejor estará equipada para mantenerse competitiva y activa.

Para poder asignarle un valor a la información que tenemos en nuestra compañía primero tenemos que convertirla en conocimiento y una vez que toda la organización haya captado este proceso, es cuando realmente empieza a darnos utilidad, es decir, comenzar a tomar decisiones estratégicas basadas en la planeación y la predicción, para obtener la tan mencionada Inteligencia de Negocios (Business Intelligence).

Ahora sería bueno explicar que significará este concepto de Business Intelligence:

• Agiliza procesos y la interconexión de la empresa con clientes, proveedores y socios de negocios.
• Transforma los datos en información.
• Una vez analizada genera conocimiento.
• Es base en la toma de decisiones y para el desarrollo de estrategias que beneficiarán a los negocios.

Está información comienza a adquirir valor cuando nos encontramos en alguna de las siguientes situaciones:

• Ver el status de una orden y poder decir al cliente cuando le estaremos entregando su mercancía.
• Estado de las carteras (x pagar y x cobrar) al momento.
• Bancos (flujo de efectivo) para saber si invertimos en una nueva sucursal o nos esperamos a enero una vez concluida las compras y ventas de fin de año.
• Inventarios: tenemos suficiente para surtir la demanda o tenemos demasiado y tenemos demasiado capital de trabajo invertido en nuestras bodegas.
• Fase de un proyecto, ¿le estamos ganando o perdiendo?
• Comportamiento del presupuesto, hacer comparativos en tiempo real y línea de lo presupuestado contra lo real.
• Saber que están haciendo los operarios, obreros y usuarios.

A partir de aquí nos podemos volver a preguntar y ¿Cuánto vale mi información? Para responder esa pregunta varia dependiendo de la industria a la cual pertenecemos, en el siguiente cuadro observaremos que el valor es directamente proporcional a las inversiones que hacemos en Tecnologías de la Información, entendiendo a las TI no tan sólo a los sistemas, sino también a los procesos y políticas de mejora continua que hay dentro de una organización.

Una vez que ubicamos a nuestra empresa en este cuadro podemos empezar a realizar los cálculos de qué tan valiosa es la información en su organización.

Nuestra empresa puede adquirir otra dimensión una vez que cuenta con un Business Plan, ya que este nos sirve para justificar la importancia y la necesidad de todas y cada unas de las actividades que hacemos. Dándole valor a la información que tenemos.

Este trabajo permite a las compañías conocer sus procesos y definir la dirección a seguir, con una clara exposición de los objetivos que serán alcanzados y cómo se hará, incluso previendo eventuales problemas que puedan surgir.

El siguiente paso es determinar lo que merece ser medido y a hacerlo de forma eficiente para estructurar su estrategia corporativa. Para esto podemos utilizar herramientas tales como:

• Balanced Score Card o Tableros de Control (finanzas, clientes, procesos e innovación).
• Activity Based Costing.
• Six Sigma.

Una vez teniendo estas herramientas será necesario ponerle las métricas las cuales pueden ser:

El famoso TCO (Total Cost of Ownership) o Costo Total de Propiedad, permitiendo a la organización evaluar el monto de inversión a invertir para adquirir un procedimiento o tecnología, para calcular esta métrica es necesario tomar en cuenta dos costos:

• Costos Directos, que son los que de manera simple se pueden obtener.
• Costos Ocultos, éstos son los que generalmente implican la capacitación, mantenimiento o actualizaciones, datos que muchas veces no están claros y que son de vital importancia ubicarlos para poder definir la inversión total a efectuar.

Ahora con el TVO (Total Value of Oportunity) o Valor Total de la Oportunidad conjugamos factores no tan sólo de costos sino comenzamos a jugar con variables de mercado y oportunidades que si las tomamos pueden generar mucho más dinero que cuando simplemente evaluamos una propuesta por su costo total de propiedad. Para obtener este factor será preciso incluir cálculos tales como:

• Return On Investment.
• Tasa Interna de Retorno.
• Valor Presente Líquido.
• Valor Presente Neto.

Esto con el objetivo de poder ver el desempeño de nuestro dinero (inversión) a través del tiempo, el aumento de la documentación, retención del conocimiento dentro de la empresa, agilidad para la toma de decisión y la optimización de la relación con los clientes, proveedores y aliados de negocios.

Las empresas líderes serán únicamente aquellas que guíen sus esfuerzos y los de su gente al cambio junto con los retos que ello conlleva. Puedes seguir haciendo las cosas como siempre, o darte la oportunidad de fortalecer tu liderazgo para operar de acuerdo a la realidad actual.

Porque en un plazo de cinco años, una compañía, es decir tu compañía, pierde la mitad de sus clientes y gasta cinco veces más en la conquista de un nuevo consumidor de lo que en la retención de uno antiguo y un comprador satisfecho comenta su compra con cinco personas, mientras que uno insatisfecho se queja de la empresa con nueve.

Si estas estadísticas que acabas de leer te hacen impacto y si fácilmente puedes identificar las variables que provocan este comportamiento ¿qué estarías dispuesto hacer para ser mejor y obtener utilidades de tu información?

Porque ten presente que las empresas de clase mundial ya lo hacen, además que ya no importa el tamaño de la empresa, sino la velocidad en la que ejecuta (el pez grande ya no se come al chico, el pez veloz es el que se está comiendo al lento). Esto es una condición para permanecer en el mercado, es un factor clave de competencia y la única constante es el cambio.

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