Es muy importante a la hora de comprar software o contratar a una compañía de software el saber bien qué es lo que uno como cliente necesita o requiere; de la precisa definición de estos términos depende a final de cuentas la satisfacción que obtengamos, es decir, la calidad del servicio. Muchos fracasos y muy caros en la industria del software se deben a una mala especificación de los requerimientos del cliente, algunas veces a causa de la poca visión del mismo y otras tantas debido a la falta de experiencia del encargado de la tecnología. El fracaso en un proyecto informático por causa de una deficiente especificación de requerimientos se hace evidente cuando no se apega a los tiempos definidos, lo cual por supuesto repercute en el costo final del producto.

El impacto de esta situación repercute en muchos aspectos:

1) El cliente no obtiene una satisfacción de sus necesidades
2) La empresa de software no se desarrolla por no haber tenido una idea clara de las necesidades del cliente y en lugar de hacer negocio sale perdiendo,
3) Se genera un conflicto (algunas veces hasta personal) entre el cliente y el proveedor, es decir, se pierde la oportunidad de una relación donde ganen ambas partes,
4) El cliente adquiere una gran desconfianza hacia las soluciones tecnológicas, etc.

Como podemos ver el perjuicio es muy grande y afecta enormemente a la productividad de todos los sectores industriales del país. Sin embargo no hay que caer en la idea de que la responsabilidad es sólo del proveedor de software, el cliente tiene que ayudar a éste a comprender perfectamente sus necesidades; Por más experiencia que tenga un tecnólogo o consultor, no es, ni puede ser adivino.

Entonces el éxito de un proyecto de desarrollo informático depende fundamentalmente de una buena especificación de requerimientos. Si logramos invertir un poco de tiempo en la planeación y definición del proyecto tendremos menos dolores de cabeza a futuro, porque se habrán definido tiempos y costos reales y apegados a las necesidades específicas del proyecto. Siendo así ¿cómo logramos un buen documento de especificación de requerimientos? Primero veamos algunos tips para el proceso del levantamiento de requerimientos, es decir, la etapa donde el tecnólogo y el cliente definen y acuerdan cuáles serán los requerimientos:

Invierta tiempo de calidad en la definición del problema, no escatime atención a esta etapa. Un detalle que no esté definido con claridad en este período impacta con un factor de 1:10 veces en costo y tiempo de desarrollo. Se recomienda hacer una serie de entrevistas, en un ambiente relajado pero sin distracciones. Un error común es llevarlas a cabo en un café, es mejor en la oficina para evitar interrupciones, durante un tiempo como máximo una hora.

Documente bien las sesiones de entrevista. Al final de la entrevista revise que su contraparte tenga la información y acuerdos correctos en una minuta, en la cual deberá anotar además los participantes y firmar por cada uno de ellos.

Se recomienda ampliamente que los acuerdos en materia de características técnicas del proyecto sean revisados por el personal técnico que las llevará a cabo. De esta manera se asegurarán que el proyecto sea viable técnicamente. Recuerde obtener la firma de éstos en el documento.

Al final de las sesiones de entrevista el producto de la fase de especificación de requerimientos es un documento, de manera que podrá asegurar la calidad, revisando cada etapa de su conformación. La idea es que se obtenga un documento base que defina de la manera más precisa posible el dominio del problema y el alcance de la solución requerida. Una vez que ambas partes estén satisfechas con el contenido del documento, es muy recomendable que firmen el documento y lo utilicen como referencia para el desarrollo del proyecto.

En futuras colaboraciones tocaremos el tema del contenido de una especificación de requerimientos completa y de calidad.

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