La correcta administración de una empresa depende en gran parte de la colaboración de todos sus integrantes, que respeten las normas establecidas, no obstante la libertad de expresión y con base en una comunicación que fluya adecuada y oportunamente en beneficio de la productividad.

A continuación se enumeran algunos de los factores que representan el desarrollo de la comunicación en una compañía:

Factores Favorables:

1. Emitir mensajes claros y precisos al personal.
2. Brindar información oportuna a sus integrantes.
3. Dosificación de la información.
4. Revisión cuidadosa de los boletines de información.
5. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.

Factores Desfavorables:

1. Comunicación improvisada.
2. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.

La comunicación consta de tres elementos:

· Emisor, donde se origina la información.
· Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
· Receptor, que recibe y debe de entender la información.

Una buena comunicación implica: claridad, integridad, aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, moderación, difusión y evaluación.

Existen dos formas en las cuales la comunicación se puede llevar a cabo, la formal y la informal.

Cuando se habla de la comunicación formal, se refiere a aquella que se origina en la estructura formal de la organización a través de los canales organizacionales, tal es el caso de la correspondencia, instructivos, manuales, etc., y la comunicación informal que surge de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la compañía, por ejemplo, comentarios u opiniones.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

- Vertical, cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa (quejas, reportes sugestiones, ordenes, instrucciones).
- Horizontal, se da en niveles jerárquicos semejantes (circulares, juntas, etc.).
- Verbal, se transmite oralmente.
- Escrita, mediante material escrito o gráfico.

La comunicación es un proceso integrado y constante que ofrece beneficios reales. Como todo procedimiento, requiere disponer de un conjunto de recursos e instrumentos, donde cada uno de ellos responda a estrategias y objetivos previamente determinado. De esta manera, se facilita la percepción favorable de los públicos receptores, a los que orientan las acciones.

Para los gerentes es importante por dos razones: primero porque es un proceso por el cual se desempeñan funciones de planeación, organización, dirección y control. Segundo, porque es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporción de su tiempo. La importancia de la comunicación es que se caracteriza por ser el medio que enlaza a las personas en una serie de organización con el objeto de lograr un propósito común.

El manejo de la comunicación involucra los diferentes niveles de la compañía y debe buscar proyectar una imagen única y coherente, como síntesis de la misión, visión y valores que se reconocen en forma interna. Es por esto que la planificación de estrategias y actividades comunicacionales debe orientarse a tres tipos de públicos diferenciados:

- Los públicos internos, que comprenden al personal en relación de dependencia directa con la compañía y su entorno familiar más cercano.
- Los públicos externos, que son aquellos que influyen en la vida organizacional desde una posición de interés relativa y comprenden a clientes, medios de comunicación, competidores, etc.
- Públicos intermedios, que son distribuidores, proveedores, agentes de ventas y otros grupos de interés que pueden verse afectados por alguna circunstancia.

Las empresas estructuran su comunicación en dos niveles: la comunicación interna, dirigida hacia los llamados públicos (clientes) internos de la empresa y que está formada por todos los mensajes (la información) que comparten los miembros de una misma organización, y la comunicación externa enfocada a los públicos externos de la compañía y que debería ser capaz de transmitir los mensajes basados en la cultura de la empresa, así como, la imagen o identidad corporativa.

La comunicación interna se establece en torno a tres tipos de relaciones que son producto de la propia organización: las relaciones de negocio, establecidas por la propia actividad; las relaciones internas del día a día, de los empleados y colegas entre sí; y las relaciones que establece la propia cultura de empresa. De hecho, la cultura de la organización la integran las creencias y los valores compartidos que actúan de diferentes maneras en cada una de ellas.

Una de las principales funciones del directivo es saber comunicar dentro de su organización y, especialmente a los integrantes de su equipo.

Por lo tanto, la comunicación en las empresas juega un papel fundamental. En las sociedades tradicionales, el intercambio de la comunicación personal se establecía, principalmente, a través del cara a cara. El desarrollo de la tecnología ha ampliado las posibilidades de transmitir con mayor rapidez y volumen la información dentro de las organizaciones.

Las empresas son tan complejas como las propias personas que las componen. Por ello, la comunicación de los directivos no debería caer en la improvisación. El personal merece directivos comunicadores capaces de dirigir, en donde transmitan integridad y confianza a sus equipos. La comunicación tiene mucho que ver con la manera en la que hacemos nuestro trabajo, en definitiva, en cómo somos.

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